Ofício CODAGE/CIRC/010/2003

A gestão de contratos terceirizados demanda a implantação e manutenção sistemática de controles internos de cada Unidade Universitária. Neste sentido, solicito a V. Sa. enfatizar aos Assistentes envolvidos, o máximo de empenho no acompanhamento desses contratos, conforme recomendado na documentação anexa.

A CODAGE, através do grupo gestor criado especificamente para tratar da administração dos contratos terceirizados, prestará a devida assessoria às Unidades, bem como acompanhará os mecanismos de controles implantados. Dúvidas sobre procedimentos, deverão ser direcionadas à CODAGE, aos seguintes servidores:

§ Hamilcar J. F. de Miranda – 3091 2026 – hamilcar@usp.br

§ Soraya Conceição Mazzeo – 3091 3208 – mazzeo@usp.br

§ Zenon Seckler Ewald – 3091 3010 – zenon@usp.br;

que oferecerão os esclarecimentos necessários ou farão o adequado encaminhamento do problema.

Reitero ainda especial atenção ao ofício-circular CODAGE/CIRC/35/95, anexo II, cujas determinações são pertinentes ao presente assunto, e que também tem acarretado problemas à Universidade, quando descumpridas.

Em específico alerto que problemas provocados por falência da contratada, seu desaparecimento, reclamações trabalhistas ou qualquer outro incidente que possa trazer ônus para a Universidade, resultarão em apuração de responsabilidades, uma vez que a Universidade é solidária com a Contratada e subsidiária, enquanto Contratante.

Atenciosamente,

Prof. Dr. Adilson Carvalho
Coordenador de Administração Geral

ANEXO I

1. Recomendações gerais para o acompanhamento do contrato

§ o acompanhamento de tais contratos deverá ocorrer cf. a legislação em vigor e os termos do próprio contrato;

§ fiscalizar a manutenção, pela Contratada, de todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação - cf. art. 55, XIII, da Lei 8.666/93:

“XIII – a obrigação do contratado de manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações por ele assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação.”

e cf. item constante dos contratos mantidos pela Universidade:

‘CLÁUSULA TERCEIRA – DAS OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA

3. ...

3.1. Manter, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições que culminaram em sua habilitação e qualificação na fase de licitação.”

o que decorre, obrigatoriamente, em um controle de tais habilitações e qualificações, através da validade e renovação obrigatória de certidões, seja através de checagem pela Internet, seja através de renovação pela própria Contratada. Pagamentos efetivados a contratadas que não mantiverem tais condições constituem irregularidade, motivo pelo qual só deverão ser efetivados ou suspensos mediante autorização expressa do Departamento de Finanças desta Coordenadoria

§ rigor com a legitimidade de documentos e a possibilidade de fraudes e de qualquer forma de burla, pelas Contratadas

§ exercer uma fiscalização proativa sobre as contratadas, não esperando as crises para exercer tal direito

§ tratar a contratada com a necessária formalidade, mantendo comunicação escrita e protocolada

§ atenção a documentos entregues pela contratada, para comprovações, que obrigatoriamente devem ser cercados de alguns cuidados básicos, para garantir sua legalidade, como: conferir a assinatura dos empregados da mesma, em documentos como: registro de empregado, contrato de trabalho, recibos de pagamentos, benefícios e férias, opção de FGTS, etc ; cruzamento entre documentos, para checar coerência; checagem de legitimidade através da Internet; etc;

§ o arquivamento de documentos e registros deve ser feito de maneira extremamente cuidadosa e responsável

§ não permitir que se faça, na unidade, concessões à má qualidade de serviço (p.ex., não se tira pó das mesas porque os documentos ficam desarrumados; uma contratada especializada em limpeza de empresas obrigatoriamente tem que ter funcionários treinados para a execução correta de tarefas como essa)

§ não permitir que se faça, na unidade, concessões à má qualidade de supervisão da contratada (quanto maior a necessidade de acionar o supervisor ou encarregado, pior estará a qualidade de tal supervisão, o que deve ser imediatamente cobrado da contratada);

§ aplicar, sempre que necessário, as devidas sanções, não permitindo impunidade às contratadas que se mostrem desleixadas, incompetentes ou inidôneas.

Prof. Dr. Adilson Carvalho Coordenador de Administração Geral

Prof. Dr. Adilson Carvalho
Coordenador de Administração Geral