Manual de Frequência

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Apresentação

O presente manual foi criado para auxiliar os servidores e seus respectivos chefes no preenchimento do registro de frequência, seja ele eletrônico ou manual. Nos tópicos abaixo, será possível sanar as mais variadas dúvidas que possam surgir no dia a dia do servidor.

Importante ressaltar que a responsabilidade pelo registro da frequência e suas eventuais ocorrências será sempre do servidor e de sua chefia imediata. Ambos devem relatar os acontecimentos diários de maneira fiel ao ocorrido, conforme as normas vigentes.

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Conceitos


I – PONTO

Ponto é o registro pelo qual se verifica, diariamente, os horários cumpridos pelo servidor durante sua jornada de trabalho.

O registro de frequência será eletrônico ou, em casos excepcionais, manual.

Salvo em casos expressamente previstos, é vedado, sob pena de responsabilidade, dispensar o servidor do registro de ponto.

Deve constar expressamente no registro de ponto:

I – o nome e número funcional do servidor;
II – o cargo ou função-atividade do servidor;
III – jornada de trabalho, especificando, quando for o caso, se esta é cumprida em regime de plantão;
IV – o horário de entrada e saída ao serviço;
V – o horário de intervalo para alimentação/descanso;
VI – assinatura do servidor e da chefia imediata;
VII – as seguintes ocorrências, entre outras:

a) atrasos;
b) ausências temporárias;
c) faltas ao serviço;
d) afastamentos e licenças previstos em lei;
e) prestação de horas suplementares sobre a duração diária normal de trabalho em virtude de compensação ou que serão objeto desta;
f)  prestação de horas extraordinárias que serão objeto de pagamento, por terem sido previamente autorizadas pela administração.


II – JORNADA DE TRABALHO

Jornada de trabalho é o tempo em que o empregado está à disposição de seu empregador, aguardando ou executando ordens.

Dependendo da jornada de trabalho diária do servidor é obrigatória a interrupção para alimentação /descanso.


III – FREQUÊNCIA

Frequência é o comparecimento do servidor em seu local de trabalho. Ela é comprovada por meio da correta anotação dos horários do servidor no respectivo registro de frequência.


IV – OCORRÊNCIA

São todas as situações que alteram, de maneira não habitual, a jornada de trabalho diária do servidor, devendo ser anotadas no registro de frequência eletrônico ou manual, na data em que ocorrerem.

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Regras Gerais

Deveres


I – DEVERES DO SERVIDOR

Cumprir a jornada estabelecida em contrato de trabalho.

Chegar e sair no horário especificado, inclusive no período para alimentação ou descanso.

Respeitar as normas estabelecidas pela legislação vigente e pela Universidade, inclusive aquelas referentes à compensação de horas.

Manter seu registro de frequência atualizado, anotando/registrando diariamente seus horários durante a jornada de trabalho.

Apresentar, o mais breve possível, justificativa para ausências ou atrasos, sob pena de indeferimento por não cumprimento dos prazos estabelecidos.


II – DEVERES DA CHEFIA IMEDIATA

Garantir o fiel registro da frequência de seus subordinados.

Encaminhar o registro de frequência com as devidas anotações para as providências da área de pessoal no primeiro dia útil subsequente ao período de apuração da frequência.

É de responsabilidade da chefia imediata orientar os servidores para o fiel cumprimento da Portaria GR-6.709 de 29/10/2015, publicada no D.O. de 30/10/2015, alterada pela Portaria GR-6.720 de 18/12/2015, publicada no D.O. de 19/12/2015.

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Horários e Jornadas


I – UNIDADES/ÓRGÃOS

As Unidades/Órgãos deverão manter, durante todo o seu período de funcionamento, servidores para a garantia da prestação dos serviços que lhe são destinados.

Para cumprir o disposto no parágrafo anterior, caberá ao dirigente estabelecer a forma de cumprimento da jornada de trabalho dos servidores, observadas a escala de horários definida pela chefia imediata e as limitações legais ou administrativas.

As Unidades/Órgãos que prestam atendimento direto ao público deverão afixar em local visível e de fácil acesso o seu horário de funcionamento, devendo também disponibilizar a informação em página oficial na internet.

O horário de funcionamento de cada Unidade/Órgão pode ser objeto de Portaria Interna expedida por seu dirigente.


II – SERVIDOR

As jornadas semanais de trabalho deverão ser adequadas, conforme o horário de funcionamento da Unidade/Órgão.

A jornada de trabalho em locais de atividades ininterruptas poderá ser cumprida sob o regime de plantão, a critério e responsabilidade do dirigente, podendo ser alterada sempre que houver a necessidade de revisão e adequação dos trabalhos.


III – INTRAJORNADA

A jornada contínua dos servidores deve obedecer ao intervalo mínimo para alimentação e descanso (intrajornada), conforme tabela abaixo:

Jornada Diária (horas) Intervalo para alimentação ou descanso
Até 4 horas Não tem
Acima de 4 e até 6 horas 15 minutos
Acima de 6 horas Mínimo 1 e máximo 2 horas

Este tipo de intervalo não faz parte da jornada de trabalho, devendo o servidor, ao final do descanso, completar a jornada diária contratada.


IV – INTERJORNADA

O intervalo entre duas jornadas de trabalho (interjornada) deverá ter um período mínimo de 11 (onze) horas consecutivas para descanso.

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Registro de Frequência


I – COMO REGISTRAR A FREQUÊNCIA NO PONTO ELETRÔNICO

Os servidores devem registrar o ponto eletrônico diariamente, em seus respectivos horários, respeitados os períodos obrigatórios para repouso ou alimentação.

O registro de ponto eletrônico é de responsabilidade individual do servidor para correta aferição da sua pontualidade e assiduidade para o cômputo do cumprimento integral da jornada semanal de trabalho.

A fiscalização e o controle do horário de trabalho dos servidores são de responsabilidade da chefia imediata, sendo vedada, em regra, a dispensa do registro eletrônico. Em casos excepcionais e de força maior que impossibilitem o registro eletrônico – que serão oportunamente elencados pela CODAGE -, a chefia imediata deverá adotar o registro da frequência em boletim de frequência manual (conforme item II a seguir).

Nos dias em que o chefe imediato não comparecer ao local de trabalho (impedimentos, afastamentos, licenças e faltas), a fiscalização e o controle do horário de trabalho dos servidores passa a ser atribuição do primeiro substituto designado ou, na sua ausência ou impedimento, ao superior mediato.

A falta de marcação do ponto, o atraso ao serviço e a saída antecipada, sem autorização da chefia imediata, acarretarão, além das medidas administrativas cabíveis, o respectivo desconto salarial.

Lembramos que as Unidades/Órgãos que já utilizam o sistema de Registro Eletrônico de Ponto devem seguir as orientações do Ministério do Trabalho e Emprego, referentes ao Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.


II – COMO REGISTRAR A FREQUÊNCIA NO BOLETIM DE FREQUÊNCIA MANUAL

SERVIDOR

I- O ponto manual deve ser assinado diariamente, com seus respectivos horários de entrada, saída e intervalo.

II- O servidor deve preencher os campos do boletim de frequência que indicam o horário de início, término e intervalos da jornada de trabalho.

III- Nos dias em que o servidor não comparecer ao local de trabalho, não deve preencher o boletim de frequência.

IV- No caso de compensação de horas, o servidor deve anotar, em cada dia que houve compensação, o tempo e a qual período se refere a compensação, se acordada com o superior imediato. Se for em virtude da compensação anual estabelecida pela administração central, o servidor deve indicar qual ofício está sendo compensado. Ex. “30 min GR/CIRC/363/2014”.

V- Documentos oficiais não devem ter rasuras. Na eventualidade de ocorrer, o servidor deve vistar ao lado da rasura indicando a correção, juntamente com a chefia imediata.

VI- A área de pessoal não receberá os boletins de frequência com lacunas do servidor no preenchimento.


CHEFIA IMEDIATA

I- O chefe imediato deve vistar diariamente o ponto do servidor subordinado, conforme a jornada estabelecida, cuidando para que seja fiel ao ocorrido.

II- Nos dias em que o chefe imediato não comparecer ao local de trabalho (impedimentos, afastamentos, licenças e faltas) não deve vistar o campo “visto do responsável”, passando essa atribuição ao primeiro substituto designado ou, na sua ausência ou impedimento, ao superior mediato.

III- O chefe deve vistar o ponto nos dias em que o servidor não comparecer ao serviço, apontando a ocorrência, exceto nos casos em que a ocorrência já estiver pré-assinalada no boletim de frequência.

IV- A chefia deve identificar-se com o carimbo no campo “carimbo e assinatura do responsável”.

V- Os boletins de frequência devem ser entregues no 1º dia útil subsequente ao término do período de apuração da frequência.

VI- A área de pessoal não receberá boletins de frequência com lacunas da chefia no preenchimento.

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Ocorrências

As ocorrências devem ser descritas no registro de frequência de cada servidor sempre que alguma situação altere o cumprimento normal da jornada de trabalho.

O rol de ocorrências contempla as situações estipuladas pela legislação ou pela administração.

Com relação às documentações que devem ser apresentadas para cada tipo de ocorrência, deve-se obter orientações com a área de pessoal.

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Compensação de horas

A compensação de horas pode ser realizada pelos servidores em virtude de ausências/atrasos ocorridos durante o expediente (conforme item I a seguir) ou para reposição de horas correspondentes aos recessos e emendas de feriados autorizados pelo Reitor (item II).

Em qualquer das hipóteses, as compensações de horas não podem ultrapassar o limite de 2 (duas) horas diárias, sob pena de responsabilidade da chefia que assim autorizar.

A compensação de horas pode ser feita antes do início ou após o término do expediente, nunca compreendendo o horário para refeição e descanso.

Para que tenha validade, a compensação de horas deve ser anotada no registro de frequência no campo ocorrência, na frente do respectivo dia de compensação. Por oportuno, as anotações dos horários de entrada e saída do expediente devem ser flexibilizados para acompanhar o período compensado.

A compensação de horas somente pode ser cumprida dentro do horário estipulado para funcionamento do local de trabalho, sendo proibida a permanência nos prédios, serviços ou seções fora do horário normal de funcionamento.


I – COMPENSAÇÃO DE HORAS EM VIRTUDE DE AUSÊNCIAS TEMPORÁRIAS/ATRASOS

Caso, excepcionalmente, seja necessário entrar mais tarde, se ausentar temporariamente, ou sair definitivamente durante o expediente, fica a critério da chefia imediata autorizar, desde que não haja prejuízo às atividades da área, a compensação no mesmo dia ou no máximo até 7 dias subsequentes.


II – COMPENSAÇÃO DE HORAS EM VIRTUDE DE RECESSOS E EMENDAS DE FERIADOS

Os dias intercalados entre finais de semana e feriados, bem como eventuais recessos sem expediente na Universidade serão compensados de acordo com determinações específicas para cada dia, conforme estipulado pela Administração Central e Unidades/Órgãos.

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Hora Extra

Aplica-se a todos os funcionários celetistas e estatutários.

É proibida a prestação de horas extras que não tenham sido autorizadas previamente pelo Dirigente da Unidade/Órgão, à vista da justificativa apresentada, observando as regras previstas na legislação.

Sobre o tema, é imprescindível seguir os critérios e procedimentos para convocação e prestação de horas extras, de acordo com os artigos 58 a 62 da Consolidação das Leis do Trabalho; Resolução n° 4.964/2002, Ofício Circular DRH/080/2005, Ofício CODAGE/CIRC/103/2006 e Portaria GR 6561/2014.

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Considerações Finais

O registro de frequência é um instrumento importante para obtenção de informações que garantam a remuneração mensal correta para cada servidor, além de possibilitar que as Unidades/Órgãos possam se organizar para garantir o funcionamento adequado de suas atividades. Assim, é importante que servidores e chefias imediatas estejam atentos para o seu correto preenchimento.

Por fim, considerando que o preenchimento do registro de frequência não é opcional e que servidores e chefias imediatas devem cumprir as orientações constantes da Portaria GR-6.709/2015, alterada pela Portaria GR-6.720/2015 e do presente manual, o não cumprimento dessas orientações relativas à frequência (falta de cumprimento dos deveres e responsabilidades) sujeitará os envolvidos às penalidades cabíveis.

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Principais Normas

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