Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de
arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado
de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e
eliminação de documentos de arquivo e dá providências
correlatas
GERALDO ALCKMIN, Governador do Estado de São Paulo, no uso de
suas atribuições legais, com base na manifestação da Secretária
da Cultura, e
Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos
documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às
informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216
da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei federal nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando que ao Estado cabe a definição dos critérios de
organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a
gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o
artigo 21 da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando as disposições do Decreto nº 22.789, de 19 de
outubro de 1984, que instituiu o Sistema de Arquivos do Estado
de São Paulo - SAESP e do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de
1989, que determinou a instituição de Comissões de Avaliação de
Documentos de Arquivo;
Considerando a necessidade urgente de se definirem critérios
para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos
da Administração Estadual, sem prejuízo da salvaguarda dos atos
administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das
informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação
da memória institucional; e
Considerando, finalmente, a proposta apresentada pelo Arquivo do
Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo - SAESP elaborada em parceriacom as
Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
Decreta:
SEÇÃO I
Dos Arquivos Públicos
Artigo 1º - Entende-se por arquivos públicos os conjuntos de
documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos
públicos, autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo
Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista,
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e
organizações sociais, definidas como tal pela Lei Complementar
nº 846, de 4 de junho de 1998, no exercício de suas funções e
atividades.
§ 1º - A sujeição das organizações sociais às normas
arquivísticas do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo -
SAESP constará dos contratos de gestão com o Poder Público.
§ 2º - A cessação de atividade dos entes referidos no "caput"
implica o recolhimento de seus documentos de guarda permanente
ao Arquivo do Estado.
§ 3º - Os documentos de valor permanente das empresas em
processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos
ao Arquivo do Estado, devendo constar tal recolhimento em
cláusula específica de edital nos processos de desestatização.
Artigo 2º - A Administração Pública Estadual garantirá acesso
aos documentos de arquivos, nos termos da legislação vigente.
SEÇÃO II
Dos Documentos de Arquivo
Artigo 3º - São documentos de arquivo todos os registros de
informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou
óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e
entidades referidos no artigo 1º deste decreto.
Artigo 4º - Os documentos de arquivo são identificados como
correntes, intermediários e permanentes, na seguinte
conformidade:
I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que
se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua
vigência e da freqüência com que são por elas consultados;
II - consideram-se documentos intermediários aqueles com uso
pouco freqüente que aguardam prazos de prescrição e precaução
nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias
de Estado, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do
Arquivo do Estado;
III - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor
histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Artigo 5º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores,
podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os
seguintes critérios:
I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados
os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que
tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na
Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo do Estado,
podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória
da Administração Pública Estadual;
II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados
os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem
ser preservados, por força das informações neles contidas, para
a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de
direitos ou fonte de pesquisa.
Artigo 6º - As unidades de guarda dos documentos produzidos em
cada Secretaria de Estado são as previstas na estrutura
organizacional de cada Secretaria de Estado, definida de acordo
com a legislação que lhe é aplicada.
SEÇÃO III
Da Gestão de Documentos de Arquivo
Artigo 7º - Cabe ao Arquivo do Estado, órgão central do Sistema
de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, além de suas
atribuições normais e das previstas no artigo 6º do Decreto nº
22.789, de 19 de outubro de 1984, propor a política estadual de
gestão de documentos.
Artigo 8º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e
reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos
arquivos.
Parágrafo único - É dever dos órgãos da Administração Pública
Estadual a gestão de documentos como instrumento de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.
Artigo 9º - São instrumentos básicos da gestão de documentos os
Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de
Temporalidade de Documentos.
SEÇÃO IV
Dos Planos de Classificação de Documentos
Artigo 10 - O Plano de Classificação de Documentos é o
instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento
de arquivo.
Parágrafo único - Entende-se por classificação de documentos a
seqüência das operações técnicas que visam a agrupar os
documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à
função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou
acumulação.
Artigo 11 - Os Planos de Classificação de Documentos das
atividades-meio e das atividades-fim dos órgãos da Administração
Pública Estadual deverão apresentar os códigos de classificação
das séries documentais com a indicação dos órgãos produtores,
das funções, subfunções e atividades responsáveis por sua
produção ou acumulação.
Artigo 12 - Série documental é o conjunto de documentos do mesmo
tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do
exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam
de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma
temporalidade e destinação.
Artigo 13 - O código de classificação da série documental é a
referência numérica que a associa ao seu contexto de produção, e
é composto das seguintes unidades de informação:
I - órgão produtor;
II - função;
III - subfunção;
IV - atividade;
V - série documental.
Artigo 14 - O órgão produtor é a instituição ou entidade
juridicamente constituída e organizada responsável pela execução
de funções do Estado.
Artigo 15 - Considera-se função o conjunto de atividades que o
Estado exerce para a consecução de seus objetivos, que pode ser
identificada como:
I - direta ou essencial, quando corresponde às razões pelas
quais foram criados os diferentes órgãos, entidades ou empresas,
caracterizando as áreas específicas nas quais atuam;
II - indireta ou auxiliar, quando é a que possibilita a
infra-estrutura administrativa necessária ao desempenho concreto
e eficaz de função essencial.
Parágrafo único - A funções indiretas ou auxiliares na
Administração Pública Estadual são:
1. organização administrativa;
2. comunicação institucional;
3. gestão de recursos humanos;
4. gestão de bens materiais e patrimoniais;
5. gestão orçamentária e financeira;
6. gestão de documentos e informações; e
7. gestão de atividades complementares.
Artigo 16 - Considera-se subfunção o agrupamento de atividades
afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da
respectiva função.
Artigo 17 - Considera-se como atividade a ação, o encargo ou o
serviço decorrente do exercício de uma função, que pode ser
identificada como:
I - atividade-meio, quando se refere a ação, encargo ou serviço
que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na
produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e
acessório;
II - atividade-fim, quando se refere a ação, encargo ou serviço
que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas
atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação
de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu
funcionamento.
Artigo 18 - Caberá aos órgãos da Administração Pública Estadual
elaborar e atualizar os Planos de Classificação de Documentos
relativos às suas atividades-fim, os quais deverão ser aprovados
pelo Arquivo do Estado, antes de sua oficialização.
SEÇÃO V
Das Tabelas de Temporalidade de Documentos
Artigo 19 - A Tabela de Temporalidade de Documentos é o
instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a
destinação de cada série documental.
Parágrafo único - Entende-se por avaliação documental o processo
de análise que permite a identificação dos valores dos
documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de
sua destinação.
Artigo 20 - As Tabelas de Temporalidade de Documentos das
atividades-meio e das atividades-fim dos órgãos da Administração
Pública Estadual deverão indicar os órgãos produtores, as séries
documentais, os prazos de guarda e a destinação dos documentos,
bem como sua fundamentação jurídica ou administrativa, quando
houver.
§ 1º - Entende-se por destinação a decisão decorrente da
avaliação documental, que determina o seu encaminhamento.
§ 2º - Será destinado para eliminação, após o cumprimento dos
respectivos prazos de guarda, o documento que não apresentar
valor que justifique sua guarda permanente.
§ 3º - Será destinado para guarda permanente o documento que for
considerado de valor histórico, probatório e informativo.
§ 4º - Para cada série documental mencionada nas Tabelas de
Temporalidade de Documentos deverão ser registrados, a título de
observações, os atos legais e as razões de natureza
administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos
propostos ou ainda informações relevantes sobre a produção,
guarda ou conteúdo do documento.
Artigo 21 - Para cada série documental deverá ser indicado o
correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência
de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber:
I - unidade produtora: deve ser indicado o número de anos em que
o documento deverá permanecer no arquivo corrente, cumprindo a
finalidade para a qual foi produzido;
II - unidade com atribuições de arquivo de cada Secretaria: deve
ser indicado o número de anos em que o documento deverá
permanecer na unidade com atribuições de arquivo de cada
Secretaria cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais.
Parágrafo único - Esgotada a vigência do documento, fica
autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de
guarda previsto na unidade produtora e na unidade com
atribuições de arquivo de cada Secretaria.
Artigo 22 - Os prazos considerados para a definição do tempo de
guarda na unidade produtora ou na unidade com atribuições de
arquivo de cada Secretaria são os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o
documento produz efeitos administrativos e legais plenos,
cumprindo as finalidades que determinaram sua produção.
II - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual
pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer
direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos
documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou
suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação
vigente.
III - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual
guarda-se o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou
encaminhá-lo para guarda permanente.
Artigo 23 - Caberá aos órgãos da Administração Pública Estadual
elaborar e atualizar as Tabelas de Temporalidade de Documentos
relativas às suas atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas
pelo Arquivo do Estado, antes de sua oficialização.
SEÇÃO VI
Da Eliminação de Documentos de Guarda Temporária
Artigo 24 - A eliminação de documentos nos órgãos da
Administração Pública Estadual é decorrente do trabalho de
avaliação documental conduzido pelas respectivas Comissões de
Avaliação de Documentos de Arquivo e deverá ser executada de
acordo com os procedimentos estabelecidos neste decreto.
Artigo 25 - Toda e qualquer eliminação de documentos públicos
que não constem da Tabela de Temporalidade de Documentos das
atividades-meio, ou das Tabelas de Temporalidade de Documentos
das atividades-fim dos órgãos da Administração Pública Estadual,
será realizada mediante autorização do Arquivo do Estado.
Artigo 26 - O registro dos documentos a serem eliminados deverá
ser efetuado por meio de "Relação de Eliminação de Documentos",
conforme modelo constante do Anexo I, que faz parte integrante
deste decreto.
Parágrafo único - Os órgãos da Administração Pública Estadual,
que ainda não oficializaram sua Tabela de Temporalidade de
Documento - atividades-fim e pretendam proceder à eliminação
destes documentos, deverão encaminhar a respectiva Relação de
Eliminação de Documentos ao Arquivo do Estado, para aprovação.
Artigo 27 - As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo,
em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de
Documentos, farão publicar no Diário Oficial do Estado os
"Editais de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme
modelo constante do ANEXO II, que faz parte integrante deste
decreto.
§ 1º - O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por
objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos,
devendo conter informações sobre os documentos a serem
eliminados e sobre o órgão por eles responsável.
§ 2º - O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá
consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis
manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes
interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou
cópias de peças de processos ou expedientes.
Artigo 28 - O registro das informações relativas à execução da
eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação
de Documentos", preenchido conforme modelo constante do ANEXO
III, que faz parte integrante deste decreto.
Parágrafo único - Uma cópia de cada "Termo de Eliminação de
Documentos" será encaminhada ao Arquivo do Estado para a
consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área
de gestão de documentos.
Artigos 29 - Dos documentos destinados à eliminação serão
selecionadas amostragens para guarda permanente.
Parágrafo único - Considera-se amostragem documental o fragmento
representativo de um conjunto de documentos destinado à
eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e
quantitativos.
Artigo 30 - A eliminação de documentos públicos sem valor para
guarda permanente será efetuada por meio da fragmentação manual
ou mecânica dos suportes de registro das informações.
Parágrafo único - Os documentos em suporte-papel serão doados
nos termos da legislação vigente.
SEÇÃO VII
Da Guarda Permanente de Documentos
Artigo 31 - São considerados documentos de guarda permanente:
I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que
serão definitivamente preservados;
II - os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas
declarados de interesse público e social, nos termos da lei;
III - todos os processos, expedientes e demais documentos
produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da
Administração Pública Estadual até o ano de 1940.
Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra
forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão
produtor ou recolhidos ao Arquivo do Estado.
Parágrafo único - Os documentos de guarda permanente, ao serem
transferidos ou recolhidos ao Arquivo do Estado, deverão estar
avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação, acesso e controle.
Artigo 33 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda
permanente.
SEÇÃO VIII
Das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
Artigo 34 - As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos
órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º
do Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, responsáveis pela
elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas
de Temporalidade de Documentos.
Parágrafo único- Os órgãos que ainda não instituíram suas
Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão fazê-lo
dentro de 15 (quinze) dias, a contar da publicação deste
decreto.
Artigo 35 - As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
farão aplicar, em suas respectivas áreas de atuação, os Planos
de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública do Estado de São Paulo.
Parágrafo único - As Comissões de Avaliação de Documentos de
Arquivo deverão propor critérios para orientar a seleção de
amostragens dos documentos destinados à eliminação, conforme o
disposto no artigo 29, parágrafo único deste decreto.
Artigo 36 - Às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
caberá consultar, em caso de dúvida, a Procuradoria Geral do
Estado acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas
quais a Fazenda Estadual figure como autora ou ré, para que se
possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais
de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 37 - Às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
cabe a elaboração e atualização de Planos de Classificação de
Documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos
decorrentes do exercício das atividades-fim de seus respectivos
órgãos.
§ 1º- As propostas de Planos de Classificação e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos relativos às atividades-fim dos
órgãos da Administração Pública Estadual deverão ser
encaminhadas ao Arquivo do Estado para aprovação e
posteriormente oficializadas, nos termos do Decreto nº 29.838,
de 18 de abril de 1989.
§ 2º- Ao Arquivo do Estado, na condição de órgão central do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, caberá o reexame, a
qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 38 - Para garantir a efetiva aplicação dos Planos de
Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, as
Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo deverão
solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos
sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de
seus respectivos órgãos.
SEÇÃO IX
Disposições Finais
Artigo 39 - Ao Arquivo do Estado de São Paulo compete, sempre
que solicitado, dar orientação técnica na área arquivística às
Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo para elaboração
e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de
Temporalidade de Documentos.
Artigo 40 - Ao Arquivo do Estado caberá decidir sobre a
conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos
de documentos ao seu acervo.
Parágrafo único - As transferências e os recolhimentos deverão
obedecer aos cronogramas definidos pelo próprio Arquivo do
Estado.
Artigo 41 - As disposições deste decreto aplicam-se também aos
documentos arquivísticos eletrônicos, nos termos da lei.
Artigo 42 - As disposições deste decreto aplicam-se, no que
couber, às autarquias estaduais, às fundações instituídas ou
mantidas pelo Poder Público, às empresas públicas, sociedades de
economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos, e às organizações sociais, definidas como tal
pela Lei Complementar nº 846, de 4 de junho de 1998, no
exercício de suas funções e atividades.
Artigo 43 - Este decreto entra em vigor na data de sua
publicação.
Palácio dos Bandeirantes, 27 de agosto de 2004
GERALDO ALCKMIN
Antônio Duarte Nogueira Júnior
Secretário de Agricultura e Abastecimento
João Carlos de Souza Meirelles
Secretário da Ciência, Tecnologia, Desenvolvimento Econômico e
Turismo
Cláudia Maria Costin
Secretária da Cultura
Gabriel Chalita
Secretário da Educação
Mauro Guilherme Jardim Arce
Secretário de Energia, Recursos Hídricos e Saneamento
Eduardo Guardia
Secretário da Fazenda
Mauro Bragato
Secretário-Adjunto, Respondendo pelo Expediente da Secretaria da
Habitação
Dario Rais Lopes
Secretário dos Transportes
Alexandre de Moraes
Secretário da Justiça e da Defesa da Cidadania
José Goldemberg
Secretário do Meio Ambiente
Maria Helena Guimarães de Castro
Secretária Estadual de Assistência e Desenvolvimento Social
Andrea Calabi
Secretário de Economia e Planejamento
Luiz Roberto Barradas Barata
Secretário da Saúde
Saulo de Castro Abreu Filho
Secretário da Segurança Pública
Nagashi Furukawa
Secretário da Administração Penitenciária
Jurandir Fernandes
Secretário dos Transportes Metropolitanos
Francisco Prado de Oliveira Ribeiro
Secretário do Emprego e Relações do Trabalho
Rubens Frascino Jordão
Secretário-Adjunto, Respondendo pelo Expediente da Secretaria da
Juventude, Esporte e Lazer
Rogério Ferreira
Secretário de Comunicação
Arnaldo Madeira
Secretário-Chefe da Casa Civil
Publicado na Casa Civil, aos 27 de agosto de 2004.
ANEXO I
a que se refere o artigo 26 do
Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004
(Nome do órgão produtor)
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _ /_ _
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =
Local e data:
Nome do(a) Coordenador (a) da Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo:
Assinatura:
ANEXO II
a que se refere o artigo 27 do
Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004
(Nome do órgão produtor)
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _ /_ _
O (A) Coordenador (a) da Comissão de Avaliação de Documentos de
Arquivo, instituída pela Resolução/Portaria/Ato nº _ _ ,
publicada (o) no Diário Oficial do Estado de São Paulo de _ _/_
_ /_ _ , em conformidade com os prazos definidos na Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado
de São Paulo: atividades-meio (quando se tratar da eliminação de
documentos das atividades-fim cuja Tabela de Temporalidade ainda
não estiver oficializada, a redação será: em conformidade com a
Relação de Eliminação de Documentos aprovada pelo Diretor do
Arquivo do Estado no Ofício nº _ _, de_ _ /_ _/_ _ ), faz saber
a quem possa interessar que, a partir do 30º dia subseqüente à
data de publicação deste Edital, o (indicar o nome do
Órgão/Entidade/Empresa) eliminará os documentos abaixo
relacionados. Os interessados poderão requerer às suas expensas,
no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cópias de
peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva
qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida
à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Total de caixas =
Total de metros lineares =
ANEXO III
a que se refere o artigo 28 do
Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004
(Nome do órgão produtor)
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº _ _/_ _
Aos _ _ _ dias do mês de _ _ _ do ano de _ _ _ , o (indicar o
nome do Órgão/Entidade/Empresa), em conformidade com os prazos
definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio
(quando se tratar da eliminação de documentos das atividades-fim
cuja Tabela de Temporalidade ainda não estiver oficializada, a
redação será: em conformidade com a Relação de Eliminação de
Documentos aprovada pelo Diretor do Arquivo do Estado no Ofício
nº _ _, de_ _ /_ _/_ _ ), procedeu à eliminação dos documentos
abaixo relacionados:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:
(Nome e assinatura do representante da Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo que presenciou a eliminação dos
documentos)