MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS OFICIAIS

INTRODUÇÃO

Programa de Qualidade na Utilização de Veículos Oficiais foi implantado na Universidade de São Paulo pelo Departamento de Recursos Humanos - DRH, em parceria com a Comissão Permanente de Apuração de Acidentes com Veículos Oficiais - COPAVO, em 15 de abril do presente ano, tendo como meta principal melhorar a qualidade dos serviços prestados à comunidade.

A adoção, pelos motoristas da Universidade, de comportamentos seguros no trânsito é um aspecto fundamental ao atendimento dos usuários e, neste sentido, o DRH ofereceu aos funcionários o Curso de Direção Defensiva. Ministrado pela CET - Companhia de Engenharia de Tráfego de São Paulo, este curso recebeu 248 inscrições e certificou 200 motoristas, no período de 15 de abril a 15 de julho de 1997.

Outros fatores que influenciam na qualidade dos serviços são a padronização de normas e procedimentos para a utilização de veículos oficiais e a capacitação das chefias para fazer cumprir as rotinas básicas. Assim, foram realizadas 23 reuniões com os Chefes das áreas de Transportes da maioria das Unidades/Órgãos, no período de 15 de abril a 30 de julho de 1997, o que possibilitou o levantamento das principais rotinas executadas pela área, bem como o diagnóstico das situações que necessitavam de melhorias.

É importante ressaltar a eficácia do trabalho de equipe realizado pelos participantes, no qual os conhecimentos e experiências individuais foram colocados a serviço do grupo para que os objetivos propostos fossem atingidos.

Nesta etapa do Programa de Qualidade constatou-se a existência de diferentes métodos, procedimentos e instrumentos, utilizados para o desempenho de uma mesma atividade, gerando problemas no atendimento ao usuário, no cumprimento de normas e regras básicas de atuação estabelecidas pela Administração Central, bem como desperdícios de um modo geral.

Neste sentido, destacaram-se importantes sugestões de melhorias, as quais já se encontram integradas no conjunto das normas apresentadas neste documento, a saber:

Adoção de formulário padrão para solicitação de veículos.

 

Estabelecimento de prazos para o encaminhamento da solicitação pelo usuário.

 

Padronização do cálculo do custo de serviço, utilizando como parâmetro a CIRC/SG/COP/03, de 04 de janeiro de 1996, uma vez que algumas Unidades já utilizavam este procedimento.

 

Padronização do registro dos serviços diários para o dimensionamento adequado dos recursos disponíveis.

 

Definição de prioridades acadêmicas para o atendimento das solicitações.

 

Estabelecimento de dias específicos na semana para o atendimento de solicitações freqüentes e regulares de determinados setores (Compras e Tesouraria).

 

Alteração do formulário "Controle de Tráfego – Modelo 4" do SAT, visando sua praticidade, incluindo obrigatoriamente o nome e o brasão da Universidade, com o intuito de evitar obstáculos junto à fiscalização rodoviária e policial, uma vez que o presente documento estava sendo reproduzido de forma inadequada pelas Unidades/Órgãos.

 

Implantação de formulário padrão para autorizar o tráfego de veículo oficial, em condições excepcionais, previstas na Portaria GR n^o 2933, de 10 de fevereiro de 1995, nos moldes do Decreto Estadual n^o 9543, de 1 de março de 1977, incluindo, obrigatoriamente, o nome e o brasão da Universidade, com o intuito de evitar obstáculos junto à fiscalização rodoviária e policial, uma vez que a maioria das Unidades/Órgãos não estava adotando este procedimento. Esta autorização deverá ser assinada pelo Dirigente da Unidade/Órgão ou delegada ao servidor responsável pela Administração do SAT, devido às características da atividade.

 

Implantação de formulário padrão para solicitação e pagamento de diárias.

 

Alteração do formulário "Controle de Despesa por Veículo - Base Mensal - Modelo 5" do SAT, visando sua adequação e praticidade.

 

Adoção de formulário padrão para encaminhamento do veículo para manutenção ("Ordem de Serviço de Manutenção do Veículo").

 

Implantação de um formulário para registro diário do consumo de combustível por veículo ("Controle de Abastecimento").

 

Definição de parâmetros para a realização de revisões nos veículos, de acordo com quilometragens mínimas estipuladas ou as constantes no Manual de Propriedade.

 

Padronização da rotina referente ao abastecimento de veículos pelas Prefeituras, com a utilização de um documento padrão ("Requisição de Combustível"), a ser expedido em duas vias (motorista e Prefeitura).

 

Alteração do formulário "Relatório Mensal - Órgão Setorial para Órgão Central - Modelo 6" do SAT, visando sua adequação ao formulário proposto para o controle dos custos e manutenção dos veículos, onde houve um detalhamento maior dos registros, com o intuito de fornecer à Administração Central uma visão mais abrangente da frota de veículos da Universidade.

 

Realização de perícia médica periódica (anual) nos motoristas, pelo SESMT, com exames aprofundados, inclusive psicológico, visando diagnosticar/prevenir distúrbios que venham a interferir no desempenho das atividades, no que tange aos aspectos relativos à sua segurança e de terceiros.

Cabe ressaltar, no entanto, que outras propostas de melhorias foram levantadas e estão em processo de análise, quais sejam:

Implantação de um serviço centralizado de coleta e entrega de correspondência pelo Correio, por meio de convênio com as agências, em cada "Campi" (na Capital utilizar a agência existente que já presta serviços para as seguintes Unidades: FCF, IEA, RUSP).

 

Instituição do serviço de entrega coletiva de documentos/ correspondências, que não necessitem ser protocolados e cujos destinatários sejam externos às Unidades/Órgãos, na área de Transportes, até um horário previamente fixado para o devido encaminhamento. Desta forma, utilizar-se-ia, apenas, um veículo e um contínuo. Nos "Campi" do Interior este serviço poderia ser realizado pelas Prefeituras.

 

Condução de veículos oficiais somente por pessoa que exerça a função de Motorista.

 

Adoção de seguro pessoal para motoristas e usuários nos moldes da apólice constante no OF/CIRC/DF/n^o 36, de 02 de junho de 1997, em caráter obrigatório e permanente.

 

Designação de 2 (dois) motoristas para viagens, com ônibus, acima de 500km ou com duração superior a seis horas, a fim de evitar acidentes ocasionados por "stress".

 

Desenvolvimento de Programas de Treinamentos periódicos e obrigatórios, visando a reciclagem e a capacitação das chefias e motoristas.

 

Destinação de verba específica para a manutenção de veículo, sob o controle da Tesouraria e/ou Compras, com o conhecimento da Chefia da área de Transportes para o devido planejamento de suas atividades e agilização dos consertos necessários.

 

Revisão obrigatória dos veículos, de acordo com o Manual de Propriedade do Carro, dentro e fora do período de garantia.

 

Aquisição de cordão de luz para compor o conjunto de ferramentas mínimas do veículo para utilização em casos de emergência.

 

Contratação dos serviços de um despachante ou credenciamento de um funcionário de cada Unidade/Órgão/Campus, junto à repartição de trânsito local, visando racionalizar, uniformizar e agilizar serviços desta natureza.

 

Substituição automática, pelo Órgão Central do SAT, dos veículos dos grupos 03 a 08, com quilometragem e tempo de fabricação inferiores ao determinado pela Portaria GR n^o 2933/95, de 6 anos de fabricação ou 300.000km para 5 anos ou 200.000km, tendo-se por referência os relatórios mensais sobre as condições da frota.

 

Instalação de dispositivos de segurança, visando minimizar/dificultar roubo/furto de veículos.

 

Criação de uma estrutura nos "Campi" para dar suporte em casos de acidentes e situações adversas, tais como quebra de veículo, eventual problema de saúde e outras (linha com telefone direto, plantão nas Prefeituras, guincho etc.), uma vez que atualmente não encontram respaldo, imediato, da Administração nestas circunstâncias.

 

Aplicação de penalidades disciplinares quando o motorista cometer três infrações às normas de trânsito, no mesmo ano, devendo o comprovante da multa ser anexado ao seu prontuário.

 

Encaminhamento de ofício ao órgão de trânsito local, comunicando o nome do motorista que incorreu em infração por excesso de velocidade, para a sanção legal pertinente ao caso.

A elaboração do presente Manual de Normas e Procedimentos para as Chefias das áreas de Transportes, visando solucionar os problemas levantados e padronizar as principais atividades do Sistema de Transportes da Universidade, destaca-se como resultado de tais reuniões e constituiu experiência importante para os participantes, os quais passam agora a contar com um ponto de partida para suas tomadas de decisão.

A importância do envolvimento do próprio usuário, que também faz parte do processo e que, portanto, influencia na qualidade dos serviços, foi constatada no decorrer das atividades. Assim, a integração dos usuários será realizada por meio de uma campanha nos veículos de comunicação de massa da Universidade, sensibilizando-os quanto ao importante papel que desempenham no cumprimento da missão da área de Transportes.