Por João Vitor Oliveira

Autentusp, novo sistema desenvolvido pelo Departamento de Informática da Reitoria, permite economia de papel e maior agilidade na emissão e visualização de documentos

USP Digital

O Departamento de Informática da Reitoria (DI) vem recebendo cada vez mais demandas para desenvolver sistemas virtuais que substituam o uso do papel na Universidade. É o Projeto USP Digital, que engloba ações para buscar maior eficiência e agilidade nas rotinas administrativas. No final do ano passado, criou, a pedido do Departamento de Recursos Humanos, o Currículoweb, que trouxe aos servidores técnicos e administrativos a oportunidade de preencher seu currículo on-line. Em maio, foi a vez da Compatrim – Subcomissão de Patrimônio da Gefim (Gestão Financeira e de Materiais) – solicitar a criação do Patrimônioweb, para dar maior praticidade e eficiência ao processo de gestão patrimonial. Os exemplos são vários.

A novidade agora é o Autentusp, o autentificador digital de documentos da Universidade. O sistema chega para dinamizar o processo de emissão, armazenamento e visualização dos documentos acadêmicos. A ideia é possibilitar tais serviços virtualmente com a garantia de autenticidade institucional. “Queremos oferecer condições para uma administração mais eficiente e com menor trânsito de papel”, declara Luiz Natal Rossi, diretor do DI. “O Autentusp funcionará, no fundo, como um cartório que guarda, preserva o documento e dá a ele autenticidade USP.”

Os usuários cadastrados poderão fazer upload de arquivos e declarar quanto tempo querem que estes fiquem guardados. Depois, basta enviar um e-mail para o interessado verificá-lo no portal. A plataforma permite o recebimento eletrônico imediato do documento por parte do solicitante. “Na verdade, nós já trabalhávamos com o conceito de webdoc, documentos autenticados feitos para serem visualizados no computador, não impressos”, explica Leandro Fregnani, chefe de seção técnica e responsável pela área de pesquisa do DI, profissional que comandou o desenvolvimento e implantação da nova plataforma. “O que fizemos agora foi criar um sistema amigável, fácil de usar, que trabalha especificamente com este serviço.” É claro que, por trás disso, o DI está oferecendo sua retaguarda para garantir a integridade dos arquivos e tomando os devidos cuidados para que eles estejam armazenados e seguros em seu acervo digital.

A demanda inicial partiu do Instituto de Eletrotécnica e Energia (IEE). A unidade, que atende diversos clientes de fora da USP, possuía um enorme volume de documentos mantidos em arquivo-morto para atender aos requisitos de confidencialidade e integridade de seus conteúdos. Segundo Ildo Sauer, diretor do instituto, foram emitidos, desde 1927 até hoje, mais de 70 mil laudos oficiais entre certificados de calibração e relatórios de ensaio pelo IEE. “A circulação de documentos em meio físico, além de impor dificuldades como atrasos e custos, estava possibilitando a produção de cópias fraudulentas. A solução desenvolvida pelo DI mostrou-se eficaz e segura”, declara. Após a implantação do sistema, a emissão e visualização de laudos do instituto ganhou agilidade e houve uma sensível economia de papel.

“O sistema está pronto para atender todas as unidades interessadas” – Luiz Natal Rossi

De acordo com Fregnani, o tempo entre a solicitação e a conclusão do desenvolvimento do Autentusp foi de cerca de apenas um mês. Como foi percebida a importância e praticidade que tal serviço proporcionaria, o DI se preocupou em fazer algo que pudesse ser utilizado por todas as unidades, não especificamente pelo IEE.

A mudança do papel para o meio virtual, no entanto, deve ser feita com cuidado. As unidades devem estar internamente preparadas se quiserem utilizar a ferramenta. É uma questão cultural. “Tem gente que ainda prefere o papel, e isso deve ser respeitado”, comenta Luiz Natal Rossi, completando que, ainda assim, acredita que em um futuro próximo elas serão minoria. A dificuldade enfrentada é que se trata de uma troca não só de procedimentos que vêm sendo executados há anos, mas de hábitos, de comportamento pessoal. Os servidores têm que estar dispostos a sair de sua atual zona de conforto e se acostumar ao novo sistema. Tudo o que é novo, porém, enfrenta certa resistência no começo.

Leandro Fregnani e sua equipe: Josiane Savi, à esquerda, e Susie Minati, à direita

É necessário, então, um processo de reeducação, o que cabe às próprias unidades interessadas na utilização do sistema. O IEE, por exemplo, criou um manual interno explicando o funcionamento da plataforma, o que teria de mudar, e enviou a todas as suas instâncias para que seus funcionários pudessem aprender a lidar com ela. Isso fortaleceu a adesão aos novos métodos.

Para implantar o Autentusp, basta que a unidade faça uma solicitação ao DI (pelo e-mail dicodage@usp.br ou pelos telefones 3091-3339 e 3815-3713, procurando por Luís Moreira, Leandro Fregnani ou Luiz Natal Rossi). O sistema já está disponível e pronto para atender a Universidade inteira. “Ninguém é obrigado a utilizar esse serviço, afinal, o Projeto USP Digital foi criado com o conceito de oferecer serviços. Oferecer é diferente de impor. Estamos aqui para quem quiser utilizar a facilidade de emitir documentos virtuais com autenticidade USP”, afirma Rossi. “Nós vamos implantar o sistema para aqueles que se interessarem e julgarem estar preparados para efetuar a troca com sucesso.”