Gabriela Stocco

Processo 100% digital também elimina papel e traz mais segurança às operações

Há anos a Universidade de São Paulo tem tomado iniciativas na área de informática, em um movimento permanente em busca da eficiência e agilidade das rotinas administrativas. O projeto USP Digital engloba várias ações com esse propósito, como a passagem da concessão de diárias do papel para a via eletrônica.

Quando um funcionário da USP realiza uma viagem a trabalho, ele recebe uma verba diária para gastos com alimentação e hospedagem. Até dezembro de 2010 a concessão dessa quantia era feita em um processo no papel, mas a partir de janeiro de 2011 entrou no ar o sistema de diárias eletrônicas, que permite que todo o processo seja feito on-line.

Luiz Natal Rossi afirma: “A USP sempre teve uma orientação coesa em relação à automação”

A ideia partiu dos profissionais da comissão de Gestão Financeira e de Materiais (Gefim) e do Departamento de Finanças (DF), como conta seu diretor, Peter Greiner: “Em 2005, um grupo de pessoas do DF começou a desenvolver o conceito da diária eletrônica, mas ainda não se pensava em um processo 100% digital”. Entre 2007 e 2010 o projeto ficou parado, mas, em seguida, foi retomado e inaugurado em 2011, e ganhou uma nova versão em janeiro de 2012, mas quase sem mudanças para o usuário final.

João Salla, presidente do Gefim, afirma que a diária eletrônica é uma quebra de paradigma na USP

João Salla, da Assistência Técnico-Financeira do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação (ICMC) e presidente do Gefim, conta: “O processo no papel era extremamente burocrático e demorado”. O funcionário preenchia um documento, o chefe imediato assinava, em seguida o serviço de pessoal verificava limites (o valor das diárias recebidas no mês não podem ultrapassar 50% do salário), o diretor assinava, a tesouraria preenchia cheque nominal e pagava. Para prestação de contas, o processo também requeria assinaturas de todos esses setores.

Com o novo sistema, o funcionário solicita sua diária no sistema Mercúrio, onde posteriormente presta contas. Por meio de assinatura eletrônica, código e senha, seu superior aprova a concessão da diária, o setor de contabilidade decide de que orçamento a verba vai sair e o diretor autoriza do pagamento. No dia seguinte, a verba já está na mesma conta em que o funcionário recebe seu salário. Greiner comenta: “Em uma unidade organizada, é possível fazer todo o processo em um dia”.

Segundo Eunice Onoe, líder da implementação do sistema, o foco do projeto é o usuário final

Salla conta que, se o servidor receber uma diária, terá descontado um dia do vale0refeição, porque a diária já custeia a alimentação daquele dia. Caso contrário, haveria um duplo financiamento. No entanto, o servidor pode avaliar o que é mais vantajoso no seu caso e optar por solicitar ou não a diária – e caso não solicite receberá seus vales normalmente.

Para o presidente do Gefim, as vantagens da diária eletrônica são “inúmeras”, como a agilização, redução da burocracia, eliminação do uso do papel, possibilidade de agendar solicitações e o fato de o sistema conferir automaticamente os limites de pagamento, se o funcionário está afastado ou em férias, se há prestações de contas pendentes, ou seja, aplicar as regras com exatidão. Além disso, o sistema fornece relatórios e números, que alimentam a base de dados da Declaração Anual de Imposto de Renda. Salla conclui: “Entendo ser uma quebra de paradigma na USP”.

“Hoje, em uma unidade organizada, é possível fazer todo o processo da diária em um dia”, diz Peter Greiner, diretor do DF

Para Luiz Natal Rossi, diretor do Departamento de Informática (DI), que desenvolveu o sistema, o grande desafio foi a integração da informática com o sistema contábil, de forma a garantir a segurança da transação. Ele comenta: “Antes você tinha um agente que analisava as mudanças, mas agora é o sistema que tem que analisar se a regra é aplicável. Essa inteligência deve ser incorporada. A lentidão dos sistemas, em última instância, é explicada pela segurança da operação”.

Eunice da Conceição Nascimento Onoe, líder do projeto no DI, explica que por muito tempo as ações do departamento focaram em facilitar as rotinas dos funcionários da administração, mas agora o objetivo outro. “Agora damos um foco um pouco maior para o usuário final, o que ele precisa.” Ela explica que para esse usuário final, que solicita a diária, o sistema é simples, mas há uma grande complexidade nas verificações que o sistema faz.

Consulte a circular que estabelece o valor das diárias neste link: http://www.usp.br/codage/files/Of%20Circ.%20034-2011-diarias.pdf