Por Lucas Tomazelli

Tecnologia

A nova plataforma possibilita a realização de serviços e a obtenção de estatísticas de maneira sistematizada

A Universidade de São Paulo é uma comunidade imensa que engloba alunos, docentes e funcionários. Na graduação são 247 cursos oferecidos, além de 42 unidades de ensino e pesquisa e mais de 76 milhões de área territorial levando em conta todos os campi, segundo números do Departamento de Informática da Vice-Reitoria Executiva de Administração. Estes são apenas alguns índices que atestam a magnitude e o potencial desta instituição de ensino.

Os números referentes a intercâmbios internacionais também são expressivos. Por isso, a Vice-Reitoria de Relações Internacionais (Vreri) necessitava de um projeto como o Mundus. O vice-reitor Aluísio Augusto Segurado atesta a importância dessa demanda: “O sistema corporativo Mundus é uma ferramente primordial para a Vreri, já que permitirá o gerenciamento de relatórios quantitativos e qualitativos que demonstram o nível de internacionalização da Universidade”. A plataforma pretende ajudar a instituição com grande parte dos serviços oferecidos.

Levando em consideração toda essa grandeza, o Departamento de Informática da Reitoria (DI) trabalha para auxiliar a informatização dos serviços da Universidade. É nesse contexto que o Projeto Mundus se insere. O professor Luiz Natal Rossi, diretor do DI, explica o objetivo inicial do sistema: “O Mundus foi criado para auxiliar as atividades de internacionalização da USP”. Tal plataforma já possui três anos e atua com crescentes atualizações.

A Vreri conta com a ajuda do Mundus para ampliar suas realizações

A internacionalização da Universidade compreende diversas ações: alunos de graduação e pós-graduação que vão estudar no exterior, alunos de universidades estrangeiras que chegam à USP, docentes que viajam para outros países para realizar pesquisas, ou seja, engloba todas essas atividades que envolvem intercâmbio cultural.

Segundo Sandra Lima, assessora de comunicação da Vreri, o Mundus ainda renderá muitos frutos para a gestão da Universidade: “O objetivo é agregar as informações das atividades internacionais da USP. Os dados vão ser fonte dos anuários, além de fonte para a imprensa e rankings internacionais”. A plataforma, como todo sistema corporativo, assemelha-se ao Júpiter, Janus e Marte, sistemas já existentes na Universidade.

Fernando Favato, integrante do DI e gerente técnico do Mundus, explica que todo o processo para realizar alguma atividade de intercâmbio pode ser feito on-line, seja um professor que quer ir pesquisar no exterior, seja um aluno estrangeiro que pretende estudar determinadas disciplinas na USP. A parte pública do sistema contém editais para os intercambistas interessados. Agiliza-se, assim, um processo que era longo e complexo: “Antigamente, fazia-se a seleção dos alunos interessados em intercâmbios de uma forma muito complexa. Havia uma troca de e-mails, um documento em papel, algo que proporcionava muito mais chances de possuir algum erro durante o processo inteiro”.  Rossi corrobora essa visão: “A parte operacional está muito bem atendida. O fluxo está todo automático, desde a inscrição até a seleção”.

A parte privada do Mundus interessa às instituições da Universidade como a Vreri e as Comissões de Relações Internacionais (CRInt) das unidades. Lá há diversas informações e estatísticas úteis para a gestão da Universidade. O Mundus produz relatórios gerenciais (por exemplo, mostra quantos alunos vieram de um determinado país para a USP em determinado ano), organiza os documentos que o aluno apresentou para o processo de intercâmbio, mostra quais convênios estão dando mais frutos para a Universidade, entre outros. Existem diferentes níveis de acesso ao sistema. Sendo a Vreri a gestora do Mundus, apenas ela tem acesso a todas as informações. “Essas informações (relatórios gerenciais, documentos, etc.) são muito importantes para a gestão. Antigamente, era quase impossível obter informações tão detalhadas. Essa é a mágica da informatização”, afirma o diretor do DI.

Rossi comemora um dos aspectos importantes do Mundus: “O sistema já está no formato paperless, ou seja, não existe nenhum serviço que exija algum documento físico, tudo pode ser feito virtualmente”. O professor ressalta que todos esses esforços fazem parte de um projeto ainda maior: “Isso é um dos pilares do que chamamos de USP Digital, um projeto maior que tem como objetivo diminuir os protocolos físicos da Universidade”.

Uma das conquistas do Mundus é conseguir proporcionar o acesso à infraestrutura da Universidade (bibliotecas, centro esportivo, restaurantes) ao aluno ou docente que vem do exterior. O sistema gera cartões USP até mesmo para intercambistas que passam apenas três meses na Universidade, tudo para que possam ser devidamente integrados na comunidade USP. “Tratar pessoas que não são alunos, funcionários nem docentes da Universidade como pessoas que são da comunidade USP. Este foi um desafio técnico que nós tivemos e conseguimos realizar.”

Além de gerenciar a mobilidade de alunos e docentes, o Mundus ainda oferece outros serviços. O sistema consegue monitorar as visitas que a USP recebe de delegações de universidades do exterior, informando o país de origem, o número de alunos que realizou a visita e a unidade que foi visitada pelo grupo. Além disso, o Mundus possui integração com o programa criado pela Vreri chamado USP iFriends, que tem como objetivo a integração e o intercâmbio entre alunos. O aluno da USP se inscreve no programa para ajudar na recepção do intercambista que vem para o Brasil. O “amigo USP”, como é chamado, pode receber o intercambista no aeroporto, ajudar na busca por moradia, entre outros. O Mundus possui detalhes dos “amigos USP” para que o intercambista possa conhecer melhor quem vai ajudá-lo e assim escolher a pessoa com quem mais vai se identificar.

Realizando atividades tão complexas, é natural que um sistema como o Mundus ainda esteja se renovando com o tempo. “Hoje, o projeto não está completo, está em um processo. Nós vamos modificando o sistema à medida da necessidade e do uso”, afirma Sandra. Segundo ela, nem todos os funcionários das unidades conhecem todas as funcionalidades do Mundus, mas esse quadro tende a ser melhorar: “Ainda não foram feitos todos os treinamentos nas CRInt, para que elas saibam utilizar todas as funções do sistema de maneira adequada. Porém, com o tempo, toda unidade saberá lidar bem com a plataforma”.

3. O Departamento de Informática vem satisfazendo as demandas de informatização da USP

Para um sistema tão novo (apenas três anos de funcionamento), o Mundus realiza muitas operações. Segundo Rossi, esse é o resultado de uma “lição de casa” feita há 20 anos: “Nós temos um modelo de dados integrado. Se você fizer uma análise histórica dos sistemas, você consegue ter um panorama da evolução da administração. Hoje, praticamente todas as atividades administrativas da USP passam pelo DI”, afirma.

Segundo Favato, nenhum trabalho realizado pelo DI é feito unilateralmente, todos eles dependem da demanda. “Nós não fazemos nada da nossa cabeça, mas somos indutores de boas ideias. O fato de ter informação disponível rapidamente faz com que os gestores se sintam à vontade para pensar em coisas novas, porque acreditam que dá certo.” O diretor do DI segue a mesma linha: “Podemos considerar que o Mundus é um sucesso porque as pessoas usam e trazem mais pedidos para que o sistema cresça. Se a demanda não existir, o sistema fica inerte e estagnado”.

Com o crescimento gradativo do Mundus, a Vreri espera poder utilizar suas informações para divulgar o sucesso crescente da Universidade, expressando em números o avanço de sua internacionalização.