No ano em que a criação oficial dos cursos de pós-graduação pelo MEC completa 35 anos, a USP segue como a universidade brasileira que mais forma especialistas, mestres e doutores no país. São cerca de 35 mil mestres e 22 mil doutores, que exercem com excelência o papel de contribuir para a resolução de problemas da sociedade e desenvolvimento da ciência nacional.

Facilitar a emissão de diplomas, consulta ao histórico escolar e pagamento de bolsas desses alunos foi uma das conquistas do Sistema Fênix, programa coorporativo para computadores que foi ao ar em 1995 e hoje já funciona em versão para Internet , que atende 24 mil usuários, permitindo inclusive a matrícula de alunos que estejam fora do País.

O Fênix foi desenvolvido pelo Centro de Computação Eletrônica e pelo Departamento de Informática a partir do desejo do primeiro pró-reitor de pós-graduação, Oswaldo Ubriaco Lopes. "Eu tomei como desafio ter um sistema descentralizado, que permitisse acessar o histórico, os créditos, as proficiências em línguas e a emissão do diploma", conta Ubriaco, cuja gestão foi de 1988 a 1992.

Para Suely Vilela, atual pró-reitora de Pós-Graduação , o Fênix é hoje uma ferrameta essencial para a sobrevivência da pós. "O Sistema facilita a integração entre os campi, porque o aluno pode fazer matrícula em disciplinas de qualquer faculdade. Ele é um banco de dados extremamente efetivo, todos os nossos diagnósticos são feitos com base nele", afirma. Outros benefícios por ela citados são a facilidade que os professores têm em acompanhar as fichas do aluno, por meio de uma senha, e o aumento da divulgação e da visibilidade da pós tanto para a comunidade USP como para a comunidade externa.

Suely:"O Sistema facilita a integração entre os campi"

Desde a posse de Suely, em 2001, houve avanços tais como a disponibilização do número de alunos matriulados e o tempo de titulação. "Também aprimoramos o sistema de co-tutela, uma co-orientaçao da USP com universidades estrangeiras, além do mestrado profisssionaliante." A novidade, mais recente, é a disponibilização dos relatórios de defesa de tese ou dissertação.
O Sistema foi ao ar em 1995, mas os trabalhos para sua criação começaram a partir de 1986, período anterior ao Estatuto da USP de 1988 que instituiria as Pró-Reitorias. Ubriaco era coordenador da Câmara de Pós-Graduação e organizou uma equipe de funcionários para acompanhar a implantação do substituto para o obsoleto Quíron, programa único para graduação e pós-graduação.

"O Quíron não fazia as verificações que hoje o Fênix faz. Não controlava nada", conta Rosangela Nunes Colombo, funcionária da USP desde 1978 e hoje analista acadêmica na Pró-reitoria da Pós-Graduação. Ela participou da equipe que acomanhou de perto os primeiros passos do Fênix. "Íamos nas unidades e pesquisávamos as reais necessidades dos funcionários", conta ela. Ubriaco completa dizendo que essa foi sua preocupação essencial. "Não adianta criar um sistema e não saber se ele dá conta das deficiências", diz.

Rosangela:"O Quíron não fazia as verificações que hoje o Fênix faz. Não controlava nada"

"Nos foi dito que o Quíron sairia do ar e seria reaproveitado no novo programa. Por isso a idéia foi dar o título provisório de Fênix, mas o nome acabou ficando", conta.

"A expectativa na época era muito grande. O Fênix foi pioneiro porque foi aplicado com uma nova tecnologia, trouxe micro e impressora para a mesa de todo mundo", diz Rosangela. Antes disso, ela lembra que a folha de pagamento dos funcionário será rodada no Quíron. Rosangela lembra ainda que a folha de pagamento dos bolsistas era impressa na Amélia. "A Amélia era uma impressora minúscula com fita, ainda, em papel contínuo que às vezes enroscava", recorda.

A era da informatização, no entanto, trouxe resistência dos funcionários. Rosangela lembra da dificuldade em abandonar o costume de ter documentos impressos. "Parecia mais seguro imprimir tudo", lembra.

Uma vez no ar, os usuários precisaram de treinamentos para aprender a operar o sistema. Luiz Sérgio de Almeida, analista de negócios do Departamento de Informática, começou a dar cursos logo em 1995, e hoje seu trabalho ainda é ouvir as demandas dos usuários para manter as atualizações do Fênix. Ele concorda com Rosangela. "Um dos maiores problemas da implantação foi gerar credibilidade. O usuário fica muito acostumado a trabalhar de uma forma, para trocar o costume é difícil", diz.

Sérgio: "O usuário fica muito acostumado a trabalhar de uma forma, para trocar o costume é difícil"

Além de lidar com uma enorme demanda de pedidos dos usuários, Almeida acredita que "traduzir" pedidos é outro desafio. "O usuário não consegue se explicar. Se ele não for claro, não desenvolvemos aquilo que ele quer", diz Almeida, que conta já ter implantado regras erradas por falha na interpretação.

Rosangela, por exemplo, sonha poder retirar do Fênix o complexo relatório anual de coleta Capes, órgão que avalia anualmente os programas da pós. O desejo é compartilhado pela pró-reitora, que reconhece a necessidade de se investir na informatização como um dos pontos a serem enfrentados no marco da comemoração do aniversário de 35 anos da pós.