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Um milhão de reais foi o valor pago pela USP por suas contas telefônicas no ano de 2003. Essa situação alarmou a administração da Universidade, que se viu obrigada a pedir descontos e se organizar para reduzir essas tarifas. Hoje, os gastos anuais giram em torno de R$ 800 mil, graças à conscientização dos funcionários, alunos e professores e ao trabalho do Núcleo Gestor de Recursos Telefônicos, parte da mais nova unidade da USP, a Coordenadoria de Tecnologia de Informação (CTI), que cuida de linhas telefônicas e de transmissão de dados.
“Era necessário criar um setor especializado na gerência das faturas telefônicas, para entender de onde vinham esses gastos”, lembra Heloisa de Lima, responsável pelo núcleo. “O orçamento de telefonia, telecomunicações e informática precisa de supervisão eficiente, pois são áreas estratégicas para a Universidade”, completa. Primeiro, foi feito um levantamento das linhas paradas – não usadas e não canceladas –, mas com assinaturas ainda sendo pagas. Depois, um inventário crítico apontando linhas ativas, mas tecnologicamente desatualizadas e caras. “Havia linhas de transmissão de dados de baixíssima velocidade custando R$ 1.200. Hoje, através de um tipo de linha chamado frame relay, pagamos R$ 1.300 e a tecnologia – velocidade e confiabilidade – é muito superior”, explica Heloisa.
foto:Cecília Bastos |
 O orçamento de telefonia, telecomunicações e informática precisa de supervisão eficiente, pois são áreas estratégicas para a Universidade”Heloisa de Lima |
Além das inovações tecnológicas implementadas, um grande desafio do núcleo é combater o apego às linhas diretas. As pessoas as querem por receio de algum problema na central de ramais. Desde que o núcleo começou suas pesquisas, 400 linhas diretas foram desativadas, “analisamos meses a fio e nitidamente não eram usadas”, conta Heloisa, “é uma questão de status, as pessoas acreditam que ter uma linha direta é ser mais vip”. Capital e interior agregam, hoje, 13.000 ramais e podem ter mais. Eles permitem puxar e programar ligações para outros aparelhos e a chance, rara, de dar problema na central não compensa o custo da assinatura e o trabalho de pagamento das faturas.
foto:Cecília Bastos
Outro objetivo do núcleo é conseguir que as faturas sejam consolidadas, ou seja, tenham uma versão impressa resumida e sua equivalente completa em meio digital, que pode ser conferida através de programas de computador, já que é comum as empresas errarem e colocarem ligações que não são da USP em suas contas. Ter um banco de celulares nas centrais telefônicas é outra medida para reduzir o custo das ligações. “A ligação mais cara é de um fixo para um celular. Se for feita uma ligação desse tipo, nossa central percebe e a transforma em celular para celular da mesma operadora”, explica Heloisa.
Além de redirecionarem as chamadas de acordo com as empresas que oferecem o maior desconto no momento, essas centrais inteligentes possuem tarifadores de ramais que registram detalhes das ligações, como número discado, duração, data, horário e custo. “Criamos um grupo de gestores de informática em cada unidade ou órgão com um representante que pode acessar o tarifador e acompanhar a rotina de seus ramais”, conta Heloisa. “A CTI entende que é responsabilidade da unidade avaliar e verificar esses gastos periodicamente e coibir os abusos. O funcionário, docente e aluno são seres responsáveis, têm que saber usar de forma racional o recurso que está à disposição deles”, completa.
| Criamos um grupo de gestores de informática em cada unidade ou órgão com um representante que pode acessar o tarifador e acompanhar a rotina de seus ramais” Heloisa de Lima |
Aliada ao Ministério da Ciência e Tecnologia, a USP desenvolve um projeto de entroncamento IP que permite a comunicação via rede de dados e representa mais uma medida que reduz o custo das ligações. Existem centrais funcionando entre São Paulo, São Carlos, Ribeirão Preto e Piracicaba, em breve serão incluídos o Hospital das Clínicas, a Faculdade de Saúde Pública, a Faculdade de Medicina e o campus de Bauru e posteriormente o de Pirassununga. São estruturas convencionais interligadas por equipamentos que convertem voz em dados e vice-versa. O campus da USP Leste utiliza uma tecnologia semelhante, é um dos primeiros a ter aparelhos telefônicos diretamente conectados à rede de dados, usando a tecnologia Voip, voz sobre IP.
foto:Cecília Bastos |
Primeiro, pedimos para reduzir as ligações para celular. Em alguns departamentos obtivemos resultados, mas em outras áreas foi necessário bloquear esse tipo de ligação, como na sala Pró-aluno, no Centro Acadêmico e na portaria” Nilta Maria Miglioli |
Assim, as ligações intercampi não são mais classificadas como interurbano, mas ramal a ramal e a custo zero. Para falar com os outros campi basta seguir a fórmula * XX ABCD, ou seja, primeiro teclar o caracter asterisco, depois o número correspondente à rota desejada e, por último, os quatro últimos dígitos do telefone desejado. Por exemplo, para telefonar de um ramal em São Paulo a um ramal ABCD localizado em Ribeirão Preto tecla-se *42ABCD.
Mesmo com tantos incentivos, está previsto um aumento de R$ 100 mil por mês nas contas da USP, mas Heloisa explica que é compensador. “Cresceu muito o número de ramais, diminuímos as linhas fixas e estão entrando mais linhas de dados”, afirma. “Precisamos da ajuda das unidades, algumas estão fazendo um trabalho muito bom. O IAG foi o caso de sucesso apresentado em maio deste ano, o custo médio mensal de R$ 80 por ramal passou para R$ 30”.
Depois de tomadas as providências tecnológicas, resta aos gestores trabalhar para reduzir os 52% dos gastos em telefonia representados por ligações celular locais, ou seja, de ramais da USP para telefones móveis dentro da mesma cidade do campus. “Primeiro, pedimos para reduzir as ligações para celular. Em alguns departamentos obtivemos resultados, mas em outras áreas foi necessário bloquear esse tipo de ligação, como na sala Pró-aluno, no Centro Acadêmico e na portaria”, afirma Nilta Maria Miglioli, gestora de ramais da Faculdade de Odontologia.
