No mês de julho, a Divisão de Biblioteca e Documentação (DIBD) da Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz (Esalq) da USP, em Piracicaba, comemorou sua segunda medalha de bronze no Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão. Única instituição da USP a obter tal premiação, a DIBD comemora o reconhecimento de seu modelo de gestão. “Para nós, trata-se de um reconhecimento externo ao nosso trabalho, vindo de avaliadores do Estado de São Paulo, o que dá um valor ainda maior. Faz com que saibamos que estamos no caminho correto e nos motiva a continuar o nosso trabalho”, afirma Márcia Regina Migliorato Saad, diretora da biblioteca.

Para ela, o grande diferencial da Esalq está na priorização da satisfação dos alunos, professores e membros da comunidade local que utilizam diariamente a biblioteca. Assim, a nova medalha de bronze, na categoria Organizações Educacionais e de Ensino, deve-se em grande parte aos serviços rápidos e eficazes oferecidos pela instituição. “Embora a biblioteca tenha repetido a medalha de bronze, o mais importante foi o número de pontos conquistados, que desta vez foi muito superior. É um reconhecimento às melhorias implementadas e também um incentivo ao contínuo crescimento e evolução do nosso trabalho”, avalia.

A diretora da Biblioteca da Esalq, Márcia Saad, recebe a medalha (a cima), conquistada graças ao trabalho de sua equipe de funcionários (abaixo): exemplo de excelência na administração pública

Para tal crescimento, Márcia Saad pretende estabelecer um novo projeto dentro da biblioteca, nomeado Controle e Aprendizado das Práticas de Gestão, no qual todas as práticas adotadas serão analisadas periodicamente para determinar se estão correspondendo às expectativas de quando foram implementadas. “É uma forma de manter sempre o máximo de eficiência na nossa biblioteca, identificando e resolvendo rapidamente qualquer problema na gestão”, resume.

Bons exemplos – A avaliação dos examinadores ocorreu em duas etapas. Na primeira, avaliou-se um relatório escrito pela própria instituição, que descreve uma série de indicadores, como o ambiente de trabalho, a produtividade dos funcionários, a qualidade do produto oferecido, a rapidez do trabalho e a satisfação dos usuários. Cada item equivale a uma quantidade de pontos que, no final, são somados para determinar a medalha ganha pela instituição. “Nesta edição, nós obtivemos uma pontuação muito maior que em 2003 e agora queremos crescer ainda mais, até conquistarmos o Troféu Governador do Estado, o prêmio maior”, planeja Márcia.

Na segunda etapa, os examinadores vêm à instituição avaliar de perto os dados fornecidos pelo relatório. Foram três dias de visita à Esalq, nos quais os examinadores questionaram cada um dos funcionários sobre seu conhecimento do modelo de gestão adotado. A idéia é que cada um entenda sua responsabilidade no funcionamento das práticas de gestão. “Todos têm, independentemente de sua função, uma responsabilidade no bom funcionamento da gestão, por isso nossos funcionários ficaram ansiosos por falar, por mostrar seu papel nessa história de sucesso. É importante também para que eles se sintam valorizados, reconhecidos por sua atividade dentro da biblioteca”, afirma Márcia.

A maior dificuldade da avaliação foram os indicadores comparativos. Apesar de todas as bibliotecas da universidade estarem sob a coordenação do Sistema Integrado de Bibliotecas (Sibi) da USP, ainda não há uma padronização desses indicadores de serviços comuns a todas, como o uso e conservação da coleção ou o tempo de empréstimo entre bibliotecas. Esses índices são importantes não só para uma constante avaliação da gestão em cada unidade, como também para a identificação de problemas gerais e determinação de novos projetos visando à melhoria na prestação de serviços.

Incentivado pela nova premiação da Esalq, o Sibi investe na inserção desses indicadores para toda a rede de bibliotecas, criando um sistema interno de avaliação do rendimento. “Nós já sabemos que nosso acervo de obras é o maior dentre as bibliotecas públicas. Agora queremos medir a qualidade do nosso serviço”, afirma Adriana Ferrari, diretora do Sibi. “Estamos orgulhosos da Esalq. Aquela biblioteca pauta todo o seu serviço na qualidade, para a satisfação do usuário, um exemplo que queremos levar para as demais bibliotecas da USP”, destaca.

Por enquanto, o exemplo da Esalq influenciou 14 das 39 bibliotecas da Universidade. Inspiradas pela primeira medalha de bronze, conquistada em 2003, elas aceitaram o desafio proposto pelo Sibi de adaptar seu modelo de gestão àquele desenvolvido pela Esalq.

Segundo Adriana, a idéia é que, ao longo do tempo, todas as bibliotecas da Universidade se destaquem pela gestão de qualidade. “A Esalq é mais madura, tem práticas de gestão e projetos de acompanhamento já consolidados, mas os fornecedores e os serviços são iguais para todas. Não há motivo para que as demais não sejam também bons exemplos de gestão de órgãos públicos”, afirma.

Como ainda estão se adaptando ao modelo de gestão, as 14 bibliotecas não quiseram participar desta edição do Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão, mas, em breve, também se submeterão à avaliação estadual. “Queremos ser um exemplo para as outras bibliotecas porque, mais que um prêmio, essa é uma forma de ter uma boa avaliação, feita por examinadores competentes. Além disso, é um incentivo aos funcionários que trabalham mais motivados”, afirma Márcia.