Boa parte dos consumidores sabe que a conferência criteriosa da conta telefônica pode revelar surpresas desagradáveis – por exemplo, cobranças indevidas de chamadas não realizadas. Se para usuários residenciais os sustos já podem ser consideráveis, imagine-se o caso de grandes empresas ou instituições como a USP, que opera

outubro de 2006, chegava a quase R$ 291 mil.

O programa de redução de custos teve origem no final de 2003, quando o gasto com telefonia em toda a Universidade bateu a casa de R$ 1 milhão por mês e fez acender o sinal amarelo. Várias ações foram implantadas pela CTI, que hoje pode comemorar resultados positivos, como a expressiva redução dos gastos com contas telefônicas. Em 2005, o total pago chegou a R$ 10,8 milhões, enquanto, no ano passado, ficou em pouco mais de R$ 7 milhões – ou seja, R$ 3,8 milhões a menos.

Essa diminuição superior a um terço é ainda mais expressiva quando se considera que ocorreu em meio a aumentos de tarifas e maior uso de telefones celulares e de outros serviços oferecidos pela Universidade – basta lembrar que são instalados cerca de 500 ramais novos por ano. Outro custo que entrou na conta da USP nesse período foi o pagamento dos enlaces de alta velocidade, que até julho de 2005 era financiado pela Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (Fapesp) – um valor de R$ 1,5 milhão por ano.

“Queremos dar essa boa notícia para a USP por dois motivos principais: primeiro, demonstramos que os órgãos públicos se preocupam com a boa utilização dos seus recursos, e em segundo lugar estamos orgulhosos de prestar contas desse programa à comunidade, para mostrar que o esforço das unidades a partir de nossa cobrança deu resultado”, comemora o professor Gil da Costa Marques, coordenador da CTI. Marques salienta que o mérito do trabalho é coletivo: deve-se reconhecer a capacidade da equipe que coordenou o programa, mas é preciso também lembrar que as ações tiveram início na gestão anterior, com o professor Paulo Masiero à frente da CTI.

Gestores – O trabalho da comissão coordenadora do programa desenvolveu-se principalmente em três linhas: gestão, acompanhamento e tecnologia. Uma das ações em gestão foi renegociar os contratos com a Telefônica. “A partir da constatação de que grandes clientes, como empresas e corporações, não pagavam o custo das assinaturas, a USP reivindicou o mesmo tratamento”, explica Heloisa Nogueira de Lima, coordenadora da comissão. O acompanhamento detalhado das faturas é feito por um sistema – afinal, não é possível conferir manualmente as mais de 1 milhão de ligações realizadas mensalmente em todos os campi da USP. “Ainda temos que refinar essa conferência para chegar a mais detalhes”, diz Heloisa. A comissão criou ainda um grupo de gestores em telefonia, com cerca de cem integrantes, responsáveis pelo controle dos gastos nas unidades. Algumas delas destacaram-se bastante na economia, como a Faculdade de Odontologia, a Faculdade de Saúde Pública e o Instituto de Astronomia, Geofísica e Ciências Atmosféricas, na capital, e o Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação, de São Carlos.

A tecnologia também pode jogar a favor da economia. “Hoje não dá para separar a rede de dados da rede de telefonia”, diz Jairo Carlos Filho, do Centro de Computação Eletrônica (CCE), membro da comissão. A integração das redes da capital e do interior permite, por exemplo, que as ligações entre os maiores campi sejam feitas como internas, de um ramal para outro, eliminando custos com chamadas interurbanas. Como, além dos 20 mil ramais telefônicos e das 23 centrais PABX, a USP possui cerca de 25 mil microcomputadores conectados à internet, ultrapassam 45 mil os pontos, gerando uma demanda que cada vez mais será suportada por essa rede interligada (veja quadro ao lado).

A criação de bancos de celulares nas centrais PABX foi outra medida que ajudou a cortar gastos. Quando se liga para a central, o sistema identifica a chamada, que é feita não de fixo para celular (mais cara), mas de celular para celular. As 144 linhas espalhadas nos bancos atendem praticamente 90% dos setores de maior demanda. O objetivo é ampliar a cobertura, até porque a tendência é o crescimento do uso dos celulares. A USP negociou com uma operadora um contrato de 500 mil minutos compartilhados para todas as linhas, com tarifa de R$ 0,12 o minuto, não importa para qual operadora seja a ligação. “O que exceder esses 500 mil tem tarifa diferenciada de R$ 0,09 por minuto”, diz Darley Norato, membro da comissão.

Os bons resultados são comemorados na CTI não apenas pela redução dos custos, mas pelo fato de que ela veio acompanhada de mudanças de hábitos na cultura interna, com a intensa colaboração de setores como o CCE, os Centros de Informática dos campi do interior e o Departamento Financeiro da Coordenadoria de Administração Geral (Codage) da USP. “É um trabalho quase invisível e um grande desafio. Fazer tudo isso funcionar não é fácil”, diz a coordenadora da equipe, Heloisa Nogueira de Lima. Além dos profissionais citados nesta reportagem, integram a comissão Adélia Firmani Botti e Sônia Bueno, ambos da CTI. “Tudo é novidade. Não há um case para analisarmos. Nós somos o primeiro case”, completa Jairo Carlos Filho, do CCE.

Investimento em transmissão de voz por internet

O programa de redução de custos em telefonia não vai estacionar nos bons resultados obtidos até aqui. Um dos objetivos é diminuir o máximo possível o número de linhas diretas e miniPABX utilizadas na Universidade. As linhas diretas são aquelas sem ramal, que ainda cobram o custo de assinatura.

Em 2008 e 2009, o investimento em telefonia e rede de dados chegará a R$ 5 milhões, com recursos da CTI e das unidades. “É preciso preparar a USP para a telefonia VoIP”, diz o coordenador da CTI, Gil da Costa Marques, referindo-se à tecnologia de transmissão de voz por redes de dados que utilizam protocolos de internet. A USP já está conectada por VoIP com várias instituições da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP), com custo zero em telefonia.

A Universidade está investindo também para aumentar a quantidade de usuários dos campi beneficiados pelas novas tecnologias, que têm maior eficiência e menor custo. Uma das ênfases é levar as redes cada vez mais para dentro das unidades, com medidas como atualização de centrais, protocolos de última geração e infra-estrutura de cabeamento.

Para Jairo Carlos Filho, do CCE, há outros ganhos proporcionados pela tecnologia que não podem ser medidos apenas nas contas telefônicas. Reuniões realizadas por áudio ou videoconferência, por exemplo, eliminam custos com deslocamentos ou hospedagem. “A atualização tecnológica para mais usuários gera mais qualidade e reduz os custos em TI”, finaliza.

Mais controle, menos gastos