O evento em Pirassununga: debates para valorizar um setor que cuida de milhares de papéis a cada dia
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“O documento público e a valorização de seus agentes” foi o tema do evento, que abordou em palestras, workshops e dinâmicas de grupo a importância do trabalho dos servidores envolvidos naqueles setores. Realizado em dois períodos “para revezar as turmas e não paralisar totalmente as rotinas da área, os objetivos de valorização e integração dos funcionários foram totalmente atingidos”, acredita a diretora técnica do Arquivo Geral da USP e professora do Departamento de Biblioteconomia e Documentação da Escola de Comunicações e Artes (ECA) da USP, Johanna Wilhelmina Smit.
A priorização de treinamento e capacitação dos funcionários da área, a elaboração de um número maior de manuais de procedimentos e a circulação de mais informações acerca da gestão documental foram algumas das recomendações deste primeiro seminário. Com cerca de 250 participantes, o evento contou com o lançamento do manual Gestão documental – procedimentos de protocolo, organizado por Marli Marques de Souza, gerente do Sistema Proteos, que é o sistema virtual da USP que controla a abertura e trâmite de processos e protocolados. Em sua palestra, Marli falou sobre os procedimentos de abertura, trâmite e juntada de documentos, fornecendo, através de dados e gráficos, um panorama sobre a gestão de processos na USP.
Na palestra “A administração pública e o documento”, a docente Márcia Pazin, do curso de Especialização em Organização de Arquivos do Instituto de Estudos Brasileiros (IEB) da USP, defendeu maior transparência ao documento de arquivo, no sentido de torná-lo mais acessível não só aos agentes administrativos como também aos demais usuários.
A conservação preventiva de documentos em arquivos também foi um dos temas abordados. “Ainda temos muitos desafios nesta e em outras áreas, como, por exemplo, na conservação de audiovisuais e de documentos eletrônicos”, diz Johanna. A gestão documental não apenas registra a história de uma instituição. Serve também para comprovar atos administrativos, decisões e entendimentos, além de provar o cumprimento de deveres e garantir a afirmação de direitos.
Idealmente, uma vez por ano deve ser aplicada a cada um dos arquivos a chamada tabela de temporalidade. Trata-se das regras e critérios adotados para eliminar ou manter determinados documentos, conforme sua natureza. “A boa gestão desse material funciona como instrumento de transparência, pois constitui prova da administração pública”, explica a professora.
Eletrônicos – Ainda não existe na USP um sistema de gestão do documento eletrônico, de acordo com a diretora. Um grupo de trabalho constituído no âmbito do governo do estado de São Paulo e que conta com alguns especialistas do Sistema de Arquivos da USP (Sausp), deverá em breve anunciar seus critérios e procedimentos para o arquivamento deste tipo de material, o que também deverá ser adotado dentro da USP, diz Johanna.
Alex Ricardo Brasil, coordenador do projeto de digitalização de documentos do Arquivo Geral do Tribunal Regional Eleitoral, abordou em sua palestra no Gepea as limitações do documento digital e dos dispositivos utilizados para o seu acesso e sua armazenagem.
Outro desafio a ser enfrentado na gestão documental da USP diz respeito aos arquivos permanentes que, segundo Johanna, existem de forma restrita em apenas algumas unidades. “O prédio do Arquivo Geral foi construído especialmente para atender a essas demandas, especialmente quanto aos requisitos de armazenamento e consulta de documentos de guarda provisória ou definitiva. Estamos nos organizando para isto e para atender a outras demandas. Estamos, por exemplo, implantando módulos adicionais no Sistema Proteos, voltados para a detecção de documentos extraviados e para o aperfeiçoamento da ferramenta de busca.”
Submetido à Codage, o Arquivo Geral da USP teve suas primeiras salas construídas recentemente. O local deverá abrigar depósitos de arquivos intermediários e permanentes das unidades interessadas. É também o organismo responsável pelo funcionamento e administração do Sausp. Trata-se de um sistema voltado à compatibilização das práticas administrativas da USP e dos procedimentos adotados na organização e arquivamento de documentos.
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