São Paulo, 05 de abril de 2007.

CODAGE/CIRC/028/2007

sausp/ppc

Senhor (a) Dirigente

No intuito de preservar a documentação administrativa e histórica da Universidade de São Paulo, e conforme Decreto 48.897, de 27/08/2004 (que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas), a aplicação da Tabela de Temporalidade dos Documentos deve se adequar aos seguintes parâmetros:

1. As Tabelas de Temporalidade dos Documentos da USP devem ser aplicadas a todos os documentos produzidos a partir de 1º de janeiro de 1955;

2. Os documentos produzidos até 31 de dezembro de 1954 são de guarda permanente, devendo ser, conseqüentemente, preservados;

3. A eliminação de cópias e duplicatas de documentos poderá ser feita antes dos prazos determinados pelas Tabelas, dispensando formalidades;

4. A eliminação de documentos, quando determinada pelas Tabelas de Temporalidade, poderá ocorrer nas próprias Unidades ou então no Arquivo Geral da USP, caso os documentos tenham sido para lá transferidos;

5. A eliminação dos documentos deve obedecer aos seguintes procedimentos, por iniciativa das Comissões Setoriais, mesmo quando os documentos se encontrarem no Arquivo Geral:

a)    elaboração de lista de documentos a eliminar, com o respectivo código de classificação (“assunto”) do PROTEOS;

b)    encaminhamento da referida lista ao Órgão Central do SAUSP, para análise;

c)    com o aval do Órgão Central do SAUSP, a Comissão Setorial se encarrega das formalidades de eliminação, elaborando o edital de eliminação dos documentos (para fins de publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo);

d)    uma vez os documentos eliminados (fragmentados), a Comissão Setorial elabora o termo de eliminação, utilizando para tanto formulário próprio.

Atenciosamente,

Prof. Dr. Douglas Wagner Franco

Coordenador de Administração Geral