Estamos disponibilizando as respostas dos técnicos do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, no evento realizado na USP em 09/10/02.

 

Embora balizadas em dispositivos legais, as respostas são interpretações pessoais. Assim, as respostas apresentadas nesse documento não têm caráter normativo e tampouco representam o posicionamento oficial do Tribunal de Contas.

 

Particularmente em relação às questões 04, 09 e 15, as respostas conflitam com o praticado na USP. Para essas questões , devendo prevalecer as respostas destacadas em verde.

 

 

QUESTÕES

 

1 - Pode-se pagar taxas de serviços em Hotéis e Restaurantes?

Conceito de TAXA: Remuneração (tributo) pago por serviços que o ESTADO presta.

A Taxa paga a título de gorjeta, onde esta é facultativa, não. A Taxa paga a título de tributo, sim.

 

2 - Pode ser aceito cupom fiscal de qualquer valor em substituição as notas fiscais?

Em pesquisa ao Setor de Jurisprudência da Casa, obtivemos o Parecer exarado em 19/09/2001, onde este E. Tribunal de Contas, excepcionalmente aceitará o CUPOM FISCAL, desde que o mesmo seja acompanhado de justificativa contendo a identificação dos bens ou serviços adquiridos, e cópia da comunicação das irregularidades à Secretaria da Fazenda, para as providências legais que possam lhe competir.

 

3 - Há necessidade de justificar notas de despesas de materiais Adquiridos para o ensino de Graduação, Pós-graduação, Pesquisas e outros.

As despesas efetuadas com materiais adquiridos p/ ensino de Pós-graduação, pesquisas e outros devem ser devidamente justificadas, para não levantar dúvidas da Auditoria durante a inspeção, pois podem os Auditores entenderem serem despesas impróprias.

 

4 - Auditor do TCE questionou que para Licitações na modalidade CONVITE, deveríamos exigir 02 (dois) envelopes, sendo 01 (um) para a documentação e 01 (um) para as propostas (nos mesmos moldes das Tomadas de Preços), e que também, deveríamos proceder a dois julgamentos.

Quanto ao questionamento referente à entrega de 02 envelopes distintos, a Lei nº 8.666/93, no “caput” do artigo 40 referente ao Edital Licitatório, já exige. Quanto ao procedimento de dois julgamentos, seria a melhor forma de qualificar certa empresa para um certo certame, tendo em vista, os RECURSOS IMPETRADOS para defesa.

Procedimento na USP

Para as licitações na modalidade de Convite, não há obrigatoriedade de ser efetuada a licitação em duas fases (habilitação e propostas). Entretanto, dada a natureza do seu objeto, se a Administração julgar necessária a juntada de documentos que comprovem habilitação, é aconselhável que sejam incluídas no Instrumento Convocatório cláusulas exigindo a apresentação de documentos que serão julgados em uma única fase. Esta sistemática proporciona mais agilidade nos trâmites processuais .

 

5 - (a) Quais documentos efetivamente devem constar de uma prestação de contas de adiantamento? (b) Quais documentos devem fazer parte da prestação de contas quando o docente vai para o Exterior? (c) Que tipo de recibo pode ser aceito na prestação de contas?

a) Conforme artigo 43 da Lei Complementar nº 709 de 14/01/93, Ordem de Serviço nº 01/90 que dá nova redação ao inciso VIII das Instruções nº 3/83, o Processo de Prestação de Contas deverá conter os comprovantes originais da despesa, devidamente autorizada por quem de direito (Ordenador da Despesa), exame analítico, uma via da Nota de Empenho e o Balancete acompanhado de uma relação dos gastos e instruídos com os seguintes elementos:

- nome cargo ou função do responsável;

- nome da repartição;

- importância e data do recebimento do adiantamento;

- indicação e data de recolhimento do saldo, se houver;

- importância despendida;

- mês ou período a que se refere à despesa;

- número e data da nota de empenho a que se refere o adiantamento;

- natureza da despesa;

local, data e assinatura do responsável.

b) A justificativa para a viagem, a autorização para o docente se ausentar do seu posto e respectiva publicação no DOE.toda documentação da despesa e demais documentos que comprovem o objetivo da viagem, tais como, diplomas, certificados de participação etc.

c) o recibo deverá ser original, datado e assinado dentro do prazo de aplicação do serviço e conter identificação do fornecedor (nome, CPF, endereço), do serviço prestado, prazo em que o serviço foi executado, valor do serviço, identificação do estabelecimento ou repartição tomadora do serviço, não deve conter rasuras ou emendas.

Enfim, deve identificar com clareza a que tipo de despesa se refere, para quem, quanto custou e em quanto tempo foi executado.

 

6 - Qual o prazo que deverá ser considerado para fins de Prestação de Contas do Adiantamento. Por exemplo, no caso de um Boleto Bancário, para efeito de pagamento à vista, seria a data de emissão do boleto, ou a data de pagamento do mesmo?

Em processo de Prestação de Contas de Adiantamento, para efeito de pagamento a vista, será considerada a data de pagamento do Boleto emitido pela empresa.

 

7 - O que torna irregular ou ilegal uma Nota Fiscal?

Rasuras, adulterações, ilegível, 2ª via, não identificação do objeto, rasgadas e coladas, faltando pedaço, emitida por empresa falida, ou encerrada.

 

8 - Qual o limite para pagamento de despesa por Adiantamento no item despesas miúdas? Qual o valor máximo para uma despesa de adiantamento? Qual o limite para abertura de adiantamento?

O limite está definido no parágrafo único do Artigo 60 da Lei nº 8.666/93, ou seja, valor não superior a 5% do limite estabelecido no Art. 23, inciso II, alínea “a” - 5% x 80.000,00= R$ 4.000,00.

 

9 - Que tipo de Corrigenda pode ser feita através de Carta Comunicação de irregularidades?

Qualquer tipo de corrigenda, desde que a mesma identifique ou aponte o item irregular e o corrija e ainda, a pessoa que a fez deve se responsabilizar pelo ato.

Procedimento na USP

A “carta de correção” deve ser aceita somente para corrigir irregularidades em documentos fiscais, não tenham como resultado burlar dispositivos legais (exemplo: troca da data da emissão com vistas a adequar documento ao período de aplicação do adiantamento).

Não pode ser aceita a corrigenda que resultar na majoração de valores, seja na base de cálculo, na alíquota ou no valor do imposto destacado, em razão de gerar reflexos tributários positivos, ou seja, aumento do valor do imposto a ser recolhido pelo emitente da Nota Fiscal.

Nesta situação a carta de correção não produz efeito de regularização, e ao aceitá-la para fins de correção, estaríamos validando uma eventual sonegação de impostos. Neste caso, a correção somente poderá ser feita mediante a emissão de documento fiscal complementar.

Já a corrigenda que resulte na redução de valores pode ser aceita, pois o reflexo tributário é negativo, gerando apenas para o emitente a providência de buscar o ressarcimento junto ao órgão arrecadador do tributo.

Nota: A “carta de correção” deve ser arquivada juntamente com o documento fiscal.

 

10 - O Tribunal de Contas, considera legalmente válidas as despesas efetuadas com Cartão de Crédito?

No Estado não se pratica despesas com cartão de crédito, e sim, cartão de compras para se efetuar despesas em regime de adiantamento.

 

11 - Em que oportunidade deve a Comissão julgadora promover diligências para esclarecimento de dúvidas? Nas hipóteses em que o Edital expressamente prevê que a apresentação de propostas implica em declaração de concordância com os termos do instrumento convocatório, poderá a comissão efetuar diligência para saber qual a condição que prevalece, por exemplo, quando o licitante expressamente desatende o Edital em um prazo, e ao mesmo tempo, declara total concordância com este?

De acordo com o Art. 43, § 3º da L.F. 8.666/93, é facultada à Comissão ou autoridade superior em qualquer fase da licitação a promoção de diligência destinada a esclarecer ou complementar a instrução do processo, vedada a inclusão posterior de documento ou informação que deveria constar originariamente da proposta.

 

 

12 - O TCE já entendeu como infrigência aos incisos III e V do Artigo 55 da Lei 8.666/93, Contratos cujos demonstrativos de valores constam em anexo, em que pese este ser referido como parte integrante do ajuste.

A Administração ao elaborar o Contrato, optou por esta forma de apresentação de valores, objetivando apenas demonstrar de forma mais detalhada a composição do valor do Contrato e dos recursos.

Compreendemos que a variedade na apresentação de referidos dados não implica na infrigência aos incisos III e V do Art. 55 da Lei 8.666/93, uma vez que as questionadas condições comerciais encontram-se estabelecidas no Contrato e produzem efeitos, mesmo que demonstradas em anexo. No nosso entender estaríamos descumprindo o disposto nos incisos III e V do Art. 55 da Lei 8.666 caso os dados relativos ao valor e aos recursos não fossem mencionados de nenhuma forma no ajuste. Qual é o posicionamento do Tribunal á respeito?

A Lei Federal nº 8.666/93, é clara quando fala em Cláusulas necessárias em todo o Contrato, portanto, a falta de qualquer delas implica em infrigência. Pode-se fazer o demonstrativo de valores do ajuste em anexo, porém, o valor do Contrato, bem como o crédito pelo qual correrá a despesa deve vir implícito em Cláusulas.

 

13 - Pode-se descontar um cheque de um certo valor para pequenas despesas?

Nada impede o responsável pelo adiantamento ter em seu poder, em moeda corrente, um pequeno valor para tais tipos de despesas.

 

14 - Considerando o caso de materiais que se tornam obsoletos em curto espaço de tempo, como peças de informática, impossibilitando a compra de grandes quantidades para estoque, qual é o entendimento de compras periódicas destas peças com valores abaixo de R$ 8.000,00.

Como se tratam de compras periódicas, com valores abaixo do limite de R$ 8.000,00, não vemos nenhum óbice em tais aquisições, desde que o mesmo tipo de material não seja adquirido constantemente.

 

15 - Os contratos de prestação de serviços com cláusulas de reajustes devem obedecer à periodicidade anual contada da data da assinatura do contrato, ou antes, de completar um ano a partir do mês de referencia de preços utilizados na respectiva licitação.

Todo contrato deve obedecer a sua clausula que prevê o reajuste anual. Entretanto, se ficar caracterizado o rompimento do equilíbrio econômico financeiro a Lei prevê a recomposição de preços, visando a manutenção do equilíbrio econômico financeiro.

Procedimento na USP

A Lei 10.192/2001 que dispõe sobre as medidas complementares ao Plano Real estabelece que nos contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano é admitida a possibilidade de reajuste por índices de preços gerais, setoriais ou por índices que reflitam o custo dos insumos utilizados nos contratos e que a periodicidade de reajustamento não pode ser inferior a um ano.

O Artigo 3o da referida lei prevê que os contratos em que seja parte Órgão da Administração Pública Direta ou indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, serão reajustados ou corrigidos de acordo com os dispositivos nela previstos no que não conflitarem com a lei de licitações (8.666/93).

O parágrafo único deste artigo dispõe que a periodicidade de um ano a que se refere a lei, será contada à partir da data da proposta ou do orçamento a que esta se referir.

Ainda, a contratação de serviços terceirizados no Estado de São Paulo é regulamentada pelo Decreto 41.165 de 20.09.02 que segue a forma de reajuste da Lei 10.192/01.

Assim os contratos da USP relativos a serviços terceirizados, em especial limpeza e vigilância. que contém este dispositivo legal, serão reajustados em periodicidade anual, contada à partir da data da proposta ou do orçamento a que esta se referir.

 

16 - Reajuste de Preço – Esclareça como deve ser calculado o reajuste de preço após um ano da vigência do contrato.

Exemplo: Proposta inicial do Fornecedor: 01/07/01

Início do contrato: 01/08/01

Contrato de serviço – Caso o dissídio seja após 6 meses do início do contrato como devemos proceder com relação ao ajuste de preços?

O reajuste de preços passa a ser computado a partir da data do início do contrato, aplicando-se os índices oficiais. Quanto ao ajuste de preços em face ao dissídio coletivo, a legislação prevê o equilíbrio financeiro do contrato se realmente ficar caracterizado o seu rompimento. Em outras palavras, só se justifica a recomposição de preços na hipótese de sobrevirem fatos imprevisíveis, ou mesmo previsíveis, porém de conseqüências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução do ajuste (art. 65, inciso II, alínea “a” da Lei nº 8.666/93), e tem sido neste sentido as decisões do Tribunal de Contas.

 

17 - Em alguns casos de aquisição de materiais/equipamentos destinados à pesquisa, é necessária a escolha de determinada marca, sob pena de comprometer o resultado técnico da pesquisa ou até mesmo sua perda. Existe algum impedimento legal de se proceder desta maneira?

A aquisição de materiais/equipamentos destinados à pesquisa, está disciplinado pelo inciso XXI do artigo 24 da Lei n.º 8666/93 que dispõe o seguinte:

 

Art. 24 – É dispensável a licitação. (...)

(...) XXI = para a aquisição de bens destinados exclusivamente à pesquisa científica e tecnológica com recursos concedidos pela CAPES, FINEP, CNPq, ou outras instituições de fomento a pesquisa credenciada pelo CNPq para esse fim específico.

. No tocante a origem dos recursos Marçal Justem Filho discorre o seguinte:

“ A regra restringe as hipóteses de dispensa de licitação às contratações realizadas com recursos provenientes de fontes específicas. Presume-se que a restrição retratou a intenção de assegurar a seriedade da atividade de pesquisa. É que as entidades referidas no inc. XXI são conhecidas pelo rigor dos critérios adotados e pela excelência dos resultados atingidos. Rigorosamente, porém, outras aquisições poderão ser realizadas, ainda que a fonte de recursos não se enquadre na relação do dispositivo. Basta caracterizar a hipótese como de inexigibilidade de licitação pelos fundamentos indicados acima”.

Portanto, se a USP for credenciada por um dos Órgãos citados, ou mesmo que a origem dos recursos dela própria, as aquisições poderão ser efetuadas sem infringência da legislação reguladora da matéria.

 

18 - Houve uma impugnação pelo TC em uma licitação onde se exigia atestados de capacitação técnica de no mínimo 80% equivalente ao objeto da licitação, a qual recomendou que o grau de razoabilidade deve ser entendido como algo em torno de 50% a 60% e que não deveria ser vedada à soma de atestados. O entendimento da USP é de que se utilizando tal previsão contraria o disposto no artigo 30, § 3º da Lei de Licitações.

Como resolver tal situação de forma a garantir a contratação de empresa com real capacidade operativa?

O Tribunal não está obrigando e sim orientando, inclusive no que tange a soma de atestados. A Fundamentação legal da orientação do Tribunal encontra amparo no art. 37, XXI da Constituição Federal. O inciso constitucional veda o excesso de exigências, uma vez que não se pode inibir a participação.

Os atestados devem ser considerados em relação ao objeto licitado que poderá apresentar maior ou menor complexidade a exigir uma certificação mais exigente, ou seja, conforme a sua complexidade.

Do exposto, resulta que a recomendação do Tribunal poderá até ser excessiva em função do objeto pretendido.

A decisão do Tribunal tem caráter meramente orientativo já que os percentuais propostos devem ser correlacionados ao objeto da licitação como foi feito em julgamento de caso concreto examinado por esta Corte. O mesmo no que diz respeito à soma de atestados.

O entendimento na interpretação do art. 30, § 3º da Lei 8.666/93, possibilita um equivoco, já que este se refere à admissibilidade de atestado referente à obra ou serviço de complexidade superior àquela licitada.

A questão da soma dos atestados pode ser admitida, ou não, dependendo do objeto licitado, ainda considerando que a real capacidade operacional da empresa não decorre somente da quantidade de atestados, mas também da sua qualidade e de outros fatores qualificadores da empresa, cuja comprovação está determinada em Lei.

Exemplo: se uma construtora de grande porte ( Construtora Camargo Correia) apresentar um atestado comprovando a construção de um pequeno sobrado, este atestado não terá o condão de comprovar a real capacidade operativa da empresa.

 

19) No caso das Compras Eletrônicas qual a documentação que deverá compor um processo físico para futura inspeção do TCE? Qual o procedimento o TCE tem adotado na auditoria de processos de compras promovidos através da BEC? Como o Tribunal caracteriza o fracionamento de licitação?

O Sistema de Compras Eletrônicas foi instituído pelo Decreto n.º 45.085, de 31/07/2000 e regulamentado pelo Decreto n.º 45.695, de 05/04/2001. Preliminarmente deverá a USP se cadastrar e operar no SIAFEM e SIAFISICO para poder participar do Sistema BEC. Quanto à documentação que deve compor o processo físico, é a mesma dos procedimentos comuns, já que cada ato praticado no Sistema BEC deve ser impresso e anexado no respectivo processo. No tocante ao procedimento adotado pelo TCE, também é o mesmo adotado nos exames dos procedimentos normais. O Decreto n.º 45.695/01, explica passo a passo todos os procedimentos que deverão ser adotados para a utilização do Sistema de Compras Eletrônicas.

Relativamente ao fracionamento de licitação, a questão será respondida na seqüência .

trabalhos

 

20 - Podemos lançar a maior parte das despesas, de diferentes alíneas (peças, material de consumo, produtos alimentícios, serviços...) dentro de um adiantamento aberto no item de despesas miúdas = 33903992?

A Lei 10.320/68, em seu art.40, define o que pode ser considerado como despesa miúda e de pronto pagamento, como:

“- a que se fizer:

- com selos postais, telegramas, radiogramas, materiais e serviços de limpeza e higiene, lavagem de roupa, café e lanche, pequenos carretos, transportes urbanos, pequenos consertos, telefone, água, luz, força e gás, e aquisição avulsa, no interesse público, de livros, jornais, revistas e outras publicações;

- com encadernações avulsas e artigos de escritório, de desenho, impressos e papelaria, em quantidade restrita, para uso ou consumo próximo ou imediato;

- com artigos farmacêuticos ou de laboratório, em quantidade restrita, para uso e consumo próximo ou imediato.

- outra qualquer, de pequeno vulto e de necessidade imediata, desde que devidamente justificada.

Parágrafo Único: As despesas com artigos em quantidade maior, de uso ou consumo remotos, correrão pelos itens orçamentários próprios”.

Diante da legislação, o que caracteriza uma despesa miúda e de pronto pagamento é o seu uso próximo ou imediato.

No entanto, o ideal é, sempre que possível, emitir os adiantamentos obedecendo às classificações orçamentárias próprias (materiais, serviços, etc), porém, isso vai depender do valor, volume, periodicidade e necessidade destes gastos, visando sempre respeitar os princípios do custo-benefício e transparência dos gastos públicos.

 

 

21 - O órgão pode contratar um profissional pelo período de 12 meses? qual o procedimento para se efetuar um pagamento desse tipo?

O Inciso X do artigo 115 da Constituição Estadual, dispõe :

“ a lei estabelecerá os casos de contratação por tempo determinado, para atender a necessidade temporária de excepcional interesse público”.

 

Caso a situação para contratação por prazo determinado e o período estiverem previstos na Lei, não há impedimento.

Os pagamentos devem ser processados de acordo com os efetuados aos demais funcionários.

 

22 - (a) Pode-se pagar despesas com coffe break, em eventos científicos?

(b) – é possível contratar serviço de buffet para café da manhã ou reuniões? pode ser pago por adiantamento?

(c ) eventos de divulgação de cursos de graduação:

i) como tais eventos ocorrem em finais de semana, geralmente em colégios, e as equipes de divulgação são compostas por professores e alunos de graduação e de pós-graduação, como fazer para justificar as despesas de transporte e o almoço ou lanche dessas pessoas?

ii) e quando o evento (que se passa durante um dia inteiro em um final de semana)é uma promoção da própria universidade (ex. a universidade e as profissões) envolvendo cada uma das unidades, como justificar as despesas de alimentação dos alunos?

(d) - atividades acadêmicas – quando a unidade promove um prêmio institucional em caráter de reconhecimento à contribuição ao ensino e à pesquisa em determinada ciência, existe possibilidade dos tipos de despesas abaixo discriminadas serem aceitas:

- confecção de placa comemorativa para o premiado;

- material de decoração do anfiteatro para o cerimonial de entrega do prêmio;

- serviço de buffet.

(e) Atividades acadêmicas – no caso de eventos que fazem parte das atividades de ensino, durante o semestre letivo, envolvendo a participação efetiva dos alunos em comissão mista com os docentes da unidade, existe possibilidade de pagamento das despesas abaixo:

ex. semana da química:

- confecção de folders e cartazes de divulgação;

- transporte e alimentação dos conferencistas;

ex. formatura oficial anual dos alunos de graduação

- aluguel do anfiteatro;

- confecção dos convites aos pais dos alunos;

- decoração do anfiteatro para o cerimonial de entrega do diploma.

Primeiramente, devemos sempre ter em mente que todos os recursos que nos financiam (inclusive a nós do Tribunal de Contas) são oriundos dos contribuintes, ou seja, no final, quem realmente vai pagar a conta.

Verifica-se que o foco principal em todas estas questões está relacionado às despesas estranhas à natureza e finalidade da entidade e que portanto as justificativas para as mesmas se tornam difíceis.

Entendemos que, em vários casos, as descobertas científicas irão beneficiar a sociedade e alguns ramos específicos dela, que também têm interesses nessas descobertas e assim, nada melhor que buscar parcerias para a realização desses eventos de divulgação com esses ramos da sociedade, empresários, Organizações Sociais, Fundações, etc.

Da mesma forma, as despesas com formaturas de alunos deverão ser assumidas pelos alunos participantes, não devem ser custeadas pelos cofres públicos.

O que justifica um gasto é a sua finalidade e não o fato de ter ocorrido em dias não úteis.

Por fim, a aceitação ou não desses gastos com eventos e coffe break, vai depender da ocasião e ao fim a que se destinam, não estando descartada a abertura de exceções.

 

23 - Qual a validade de documentos eletrônicos para fins de juntada nos processos de adiantamentos, compra direta, licitação e almoxarifado?

A utilização do cartão de compras, em adiantamento, visa principalmente agilizar, moralizar e facilitar a transparência na utilização dos recursos públicos, porém, os tickets emitidos pelas operadoras do cartão a cada movimentação do mesmo, não têm validade fiscal.

Da mesma forma, em licitações e compras diretas é necessária à comprovação do gasto pela emissão do documento fiscal legal (Nota fiscal, Fatura).

Portanto, apenas esses cupons eletrônicos não servem como comprovação de despesas.

 

24 - Quanto às despesas pagas através de transferência entre contas e depósitos. estes comprovantes são considerados documentos hábeis para fins de prestação de contas ou é necessário outro documento?

Não, pois esse tipo de documento só comprova o pagamento efetuado, mas não serve como comprovante da despesa efetuada, pois não discrimina o tipo de gasto, não identifica o fornecedor (como o nº. do CNPJ/CPF, inscrição estadual e endereço), a quantidade adquirida, o preço unitário, o prazo de execução (no caso de serviço).

É necessária a discriminação da despesa efetuada, o que deve ser comprovada através dos documentos fiscais legais ou recibos detalhados dos serviços prestados.

 

25 - Por vezes é necessário comprar antecipadamente passagens aéreas para eventos que vão acontecer após o período de aplicação do adiantamento. desta forma a passagem é comprada, paga e encerrado o adiantamento que fica no aguardo dos documentos (bilhete de viagem e demais documentos relativos à realização do evento). se por algum problema a viagem não acontecer, solicitamos o reembolso. como proceder quanto ao documento fiscal que já é parte integrante da prestação de contas que já está encerrada?

Aqui nos deparamos com dois tipos de soluções:

I. O pagamento de despesas pelo regime de adiantamento diz respeito a despesas imediatas, e que não possam ser processadas pelo regime comum (art.68 da Lei 4.320/64).

O adiantamento pode ser em base mensal ou único, onde o prazo de aplicação é fixado pelo órgão ou autoridade competente (§ 2º, inciso IV, art.42 da Lei 10.320/68).

No caso, se as despesas com o evento forem pagas pelo regime de adiantamento, na requisição do adiantamento deverá constar que se trata de adiantamento único com prazo de aplicação correspondente ao período de realização do evento.

II. Por outro lado, a aquisição de passagens aéreas com antecedência, não deve ser realizada pelo regime de adiantamento e sim pelo regime normal, compra direta, evitando-se assim tal problema.

 

26 - Quando o ganhador em uma cotação para empenho ordinário não tem conta na Nossa Caixa Nosso Banco, quais minhas opções para resolver esse problema?

Primeiramente, devemos lembrar que no Estado de São Paulo foi editado o decreto nº.43.060, de 27 de abril de 1998, dispondo sobre a centralização das operações de natureza financeira da Administração Direta e Indireta do Estado e dá providências correlatas, onde destacamos:

“Artigo 2º - Os pagamentos e demais operações financeiras a que se refere este decreto processar-se-ão mediante crédito aberto em conta corrente em nome dos credores, na Nossa Caixa – Nosso Banco S/A.

§ 1º - Excepcionalmente, para credores eventuais, não correntistas, cujo valor das operações referidas neste artigo, não exceda a 100 (cem) UFESPs, estas operações poderão ser processadas por emissão de cheque nominativo cruzado ou ordem de pagamento.”

Lembramos ainda, que essa prerrogativa deve constar dos editais de compras, como condição para participação da empresa na licitação.

 

27 - É possível efetuar os pagamentos dos professores que participam de bancas examinadoras através de depósito em conta corrente e utilizar a requisição do sistema e o comprovante de depósito como documentos hábeis na comprovação de despesa no processo de prestação de contas?

A despesa com professores que participam de bancas examinadoras deve ser executada através de empenho ordinário individualizado ou, dependendo da quantidade de pessoas, pelo sistema SIAFEM/SP, poderá ser emitido um empenho ordinário único com código genérico de credor (Inscrição Genérica Tipo PF).

Neste caso, os pagamentos deverão ser efetuados individualmente a cada professor identificado pelo numero do CPF e conta bancária, devidamente cadastrados na tabela de credores do SIAFEM/SP, mediante a emissão de uma lista elaborada no próprio sistema e transmitida eletronicamente ao banco.

No entanto, tanto para despesa processada pelo regime de adiantamento como pelo regime normal, os comprovantes de depósitos bancários não comprovam a execução da despesa mas apenas o seu pagamento, sendo necessária a apresentação de outros documentos, como por exemplo: lista dos professores convocados (identificados com nome, número do CPF e endereço), e, principalmente, comprovação do comparecimento do professor com a lista de presença assinada pelo mesmo.

 

28 - Quanto tempo as guias de caixa devem ficar arquivadas? Qual o prazo necessário para guardar os canhotos dos cheques cancelados, como também os depósitos feitos nas contas?

Exceto para alguns casos (como pessoal, patrimônio, documentos históricos), os documentos devem ficar arquivados por cinco anos, após o julgamento das contas pelo Tribunal de Contas.

A respeito da incineração de documentos existe um parecer do Tribunal de Contas no processo TC-5947/78/12 de 22 de maio de 1979.

 

29 - Qual classificação que devemos utilizar ‘federal’ ou ‘estadual’ nos recursos de convênios federais?

Devemos sempre lembrar que toda execução de despesas no território estadual deve obedecer à legislação do Estado.

No caso específico dos convênios federais, pode acontecer da transferência dos recursos federais para o Estado, obedecer a uma classificação orçamentária para o Governo Federal, dependendo de sua finalidade mas, ao ingressarem no Estado, esses recursos tenham outra finalidade, e, portanto, terem uma classificação diferente.

Cabe lembrar, que a partir de 2002, pelas portarias federais 163 e 180, visando à uniformização e unificação de codificações orçamentárias, e assim, esse problema tenha deixado de existir.

 

30 - Há previsão de nova versão ou revisão da lei 10.320?

No momento, o que há é um projeto de lei na Assembléia Legislativa, para rever procedimentos, modernizando a lei 10.320, mas que está parado.

Na realidade, a proposta de modificação da lei 10.320 partiu da SEFAZ, visando consolidar e uniformizar procedimentos de execução orçamentária, adaptando-se à nova realidade do Estado, principalmente pela implantação do sistema SIAFEM/SP.

 

 

31 - Do ponto de vista do TCE ou de seus agentes qual o significado da autonomia das universidades em termos de execução orçamentária?

Segundo a Constituição Federal, o artigo 207 – dispõe que:

“As universidades gozam de autonomia didático-científica, administrativa e de gestão financeira e patrimonial, e obedecerão ao princípio da indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão”.

A legislação própria de criação das universidades estaduais estabelece que são entidades públicas com personalidade jurídica cujo patrimônio é formado, inclusive com recursos repassados pelo tesouro estadual.

O orçamento do Estado de São Paulo, é único e, sendo as universidades entidades estaduais, as suas receitas e despesas estão inseridas e discriminadas nos anexos que compõem a lei orçamentária.

Existe ainda um artigo específico sobre como os recursos do tesouro, alocados no orçamento das universidades, deve ser repassado em função da arrecadação do ICMS.

As Universidades possuem autonomia de gestão financeira e patrimonial, mas não devem se esquecer que são entidades públicas integrantes de uma lei orçamentária que discrimina a receita e despesa, evidenciando a política econômico-financeira, o programa de trabalho do Governo, e, obedecem aos princípios da unidade, universalidade e anualidade. (art.2º da Lei 4.320/64).

A execução orçamentária é a materialização dessa lei e para tanto, deve seguir normas e procedimentos de como registrar as receitas previstas e arrecadadas, bem como, dispõe como esses recursos financeiros devem ser gastos, para que o governo cumpra o programa de trabalho que foi estabelecido na lei.

 

32 - O que caracteriza a existência de um almoxarifado? valor, quantidade, tempo de utilização?

Exemplo: A unidade de compra, atendendo a uma requisição de determinada seção/setor (e, portanto, entrega diretamente ao requisitante) uma quantidade de peças suficiente para um mês, que fica para uso local daquela seção. Isto é considerado almoxarifado ?

A existência de almoxarifado depende da estrutura do Órgão. É necessário que, na estrutura do Órgão, tenha sido criado o setor de almoxarifado com seu responsável, em local próprio e compatível com as necessidades de um almoxarifado. Enfim, o almoxarifado tem que estar inserido na estrutura do Órgão; é poder discricionário do Órgão a criação de um setor de almoxarifado. A Administração tem que entender ser necessário à existência de um almoxarifado para criá-lo.

 

33 - (a) Foi adquirido um bem. Por exemplo, um computador. A compra foi concretizada e paga. Após um mês, foi necessário adquirir outro computador. Somados aos valores da primeira compra ultrapassa o limite da modalidade de licitação. É fracionamento? (b) Se dentro de um determinado mês, as compras diretas de um determinado material ou serviço atingirem um montante de aproximadamente R$ 8.000,00, qual o intervalo a ser respeitado para uma nova aquisição do mesmo material ou serviço? (c) Há um intervalo de tempo mínimo necessário para caracterizar fracionamento? (d) Em suas inspeções o TCE de Araras tem entendido como “fracionamento de despesas” a execução de projetos de Obras em várias etapas. Geralmente são aqueles projetos considerados de “prioridade relativa”, cuja liberação dos recursos é feita de forma parcelada e sem um “cronograma sistêmico” para a liberação de todas as parcelas necessárias a sua conclusão. Como entende o TCE da Capital?

 

a) Não, a princípio não é fracionamento. Houve a necessidade tem que ser efetuada a compra.

b) Nenhum; não existe intervalo pré–determinado. Nesse caso, temos que avaliar a necessidade.

c) A mesma resposta da pergunta anterior.

d) Inicialmente eu gostaria de dizer, quanto ao entendimento do TCE da Capital ou TCE do Interior, vou abordar esse assunto mais à frente com as devidas considerações.

Quanto ao fracionamento da despesa, a princípio dividir procedimento licitatório não significa “fracionamento no sentido da irregularidade”, portanto, a análise tem que ser feita caso a caso.

COMENTÁRIOS A RESPEITO DE FRACIONAMENTO DE DESPESA:

Fracionamento de despesa pode caracterizar fuga de licitação, desde que o responsável que fracionou a despesa, o fez com o intuito de modificar a modalidade de licitação. Esse administrador está cometendo uma irregularidade.

A mesma coisa eu diria com relação ao intervalo de tempo entre uma compra e outra. Não existe intervalo a ser respeitado, o que tem que existir é a previsão e a programação.

Exemplo: vou comprar material de escritório. Não posso dizer que atingido um determinado valor não compro mais durante um tempo “X”. Os trabalhos administrativos não podem parar. O que eu posso dizer é, tem que haver previsão e programação, o administrador não pode trabalhar sem qualquer tipo de planejamento, aliás, importante observar que a própria Lei de Licitações, no capítulo que trata “ Das compras”, direciona o administrador para que proceda com o REGISTRO DE PREÇOS, sempre que possível. E a modalidade é CONCORRÊNCIA PÚBLICA.

Finalmente para reforçar a questão “execução de obras de forma parcelada” vou ler um trecho do Voto de um Conselheiro do TCE. “ À luz dos artigos 8º e 23, §§ 1º e 2º da Lei de Licitações, a programação dos serviços que objetivam os Órgãos Públicos deve alcançar a totalidade do pretendido. A divisão em lotes, por sua vez, atende à necessidade de melhor aproveitar os recursos disponíveis no mercado, visando à ampliação da competitividade sem perda da economia de escala, devendo-se preservar, contudo, a modalidade pertinente ao todo.

A agregação de todos os lotes como se um único fosse, para fins de determinada modalidade licitatória, é conduta disciplinada, ainda, no § 5º, do mesmo artigo 23...”

 

34 - Existe critério para análise da justificativa técnica quando tratar-se de inexigibilidade ?.

As compras efetuadas por inexigibilidade de licitação são analisadas de acordo com a legislação específica, A Lei de Licitações, com enfoque e em confronto com o escopo contratual.

 

35 - Quando licitamos combustíveis condicionamos que o fornecedor esteja próximo da USP, num raio de no máximo 4 Km. Em suas inspeções o TCE tem discordado dessa condição e entendido essa cláusula como “restritiva”. Tendo em vista que o custo do abastecimento do veículo aumenta a medida em que a distância do fornecedor também fica maior, perguntamos. A referida clausula está restringindo a participação dos fornecedores ou garantindo o princípio da “economicidade” no uso do erário publico ?

A princípio eu diria, é restritivo inserir uma cláusula dessas no edital. E por que não 4.100km ou 4.500km. De outro ângulo, caso a Administração comprove que os postos de gasolina estão localizados num raio de 4km e o mais próximo, fora esses, é obvio, está localizado a 15km, então eu diria que está justificado...

 

36 - Temos verificado em algumas questões sobre a mesma matéria, que o entendimento dos agentes da fiscalização do TC tem sido diferenciado entre si, em especial os Agentes da Capital e das Regionais. Há algum esforço conjunto para que se unifiquem os posicionamentos ?

Sobre esta questão, na esteira do que já foi dito, importante deixar claro que há somente um Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e através de suas Decisões, que são exaradas singularmente, pelas Câmaras ou pelo Tribunal Pleno, é que “entende assim ou assado”.

O que existe na verdade, é a divergência de opiniões não entre um setor e outro e sim entre uma pessoa e outra, quando da interpretação da Lei.

O que não podemos esquecer é que são opiniões e não Decisões.

Finalmente quanto ao esforço conjunto, existe e é constante, dia após dia semana após semana, e assim por diante. Através de reuniões dos Departamentos de Supervisão à Fiscalização com seus subordinados, dos Diretores de Fiscalização com seus subordinados e assim por diante. Há também encontros promovidos para que os funcionários possam se atualizar, cursos de reciclagem sistema de jurisprudência da Casa que está disponibilizado em rede para pesquisa de cada um de nossos técnicos, e por ai vai...

 

37 - O empenhamento da despesa deve ser feito antes ou após a celebração do contrato ? (interpretação do artigo 12, inciso III – par. 6º - Lei 10.320/68

Imediatamente após a celebração do contrato. Quanto à interpretação do art.12, inciso III - § 6º, da Lei 10.320/68 entendo que quando a Lei diz “a serem executados dentro do mesmo exercício” é no sentido de que esses contratos têm que estar garantidos pela dotação. Afinal eles serão pagos com a verba daquele exercício.

 

38 - Obrigatoriedade do termo de contrato.

(a) Conforme disposto nos artigos 62, § 4º e 40 § 4º, e diante das ultimas auditorias promovidas pela equipe do Tribunal de Contas, onde os mesmos questionaram a não utilização do termo de contrato em compras promovidas para entrega única de bens, questionamos:

Considerando que as compras de periódicos (revistas, livros e afins, com publicidade programada) para o sistema integrado de bibliotecas da USP são realizadas em sua maioria com editores estrangeiros, os quais se recusam a assinar contratos nos moldes da Lei Brasileira e normas internas e a administração entende que estes casos envolvem entregas parcelada, resultando em obrigação futura, portanto sendo necessário o termo contratual. Como resolver esse impasse, pois necessitamos “daquele periódico” fornecido por “aquela” empresa e a mesma simplesmente se recusa a assinar contrato ?

(b) Promovidas licitações nas modalidades de tomada de preços e concorrência, para vários itens independentes, a administração observa que ocorre a adjudicação do objeto para diversas empresas, são muito inferiores a R$80.000,00, causando muito transtorno, atrasos e aumento de burocracia. É possível substituir nestes casos o contrato pelo instrumento equivalente (nota de empenho) uma vez que o artigo 62 fala em “preços compreendidos nos limites” das duas modalidades mencionadas ?

a) A rigor eu diria que a Lei de Licitações deixa claro que quando há obrigações futuras tem que ser firmado contrato entre as partes, que é para garantir o cumprimento da obrigação. Os casos em que estão dispensados os termos são aqueles que não resultam em obrigações futuras é o § 4º, do artigo 62.

b) Essa questão já está respondida na anterior, resulta em obrigação futura? Tem que firmar contrato.

Agora, quando o técnico da USP fez a colocação “preços compreendidos nos limites”, Penso que houve uma certa confusão, se é o que estou pensando, o § 4º, acredito eu, não faz diferença entre modalidade de licitação. Lá diz, “a critério da Administração e independentemente de seu valor”.

 

39 - A USP nas compras de cartuchos de tinta para impressão exige cartuchos originais, da marca do fabricante dos equipamentos em que tais suprimentos serão utilizados, visto que há perda de garantia por parte dos fabricantes, caso a falha/quebra do equipamento seja motivada pela utilização de suprimentos não originais.

Pergunta-se: em virtude da USP não querer assumir riscos da perda de garantia e possível danos ao extenso parque de impressoras, tais fatos poderão ser utilizados como justificativa técnica para aquisição de cartuchos originais da marca do fabricante?

Nesse caso entendo que quando existir condição para garantia contratual, e a condição da garantia for usar determinado material. Nesse caso, acredito que não há o que se falar, penso que está justificado.

De outro norte devo observar que ao término da garantia termina também a justificativa. Mais uma observação, e para encerrar. Não é por conta da garantia de uma máquina que vamos adquirir cartuchos de tinta suficientes para todas as impressoras.