Quando participou da campanha eleitoral para a Reitoria da USP, no ano passado, a professora Suely Vilela falou seguidamente sobre a necessidade de desburocratizar a gestão da Universidade, simplificando e acelerando os seus procedimentos. Há um ano no cargo, a reitora afirma que uma das demandas que mais recebe da comunidade acadêmica vai justamente nessa direção. “Todo dia eu ouço: ‘Professora, meu processo está demorando, o que vamos fazer?’. Muitas vezes nós queremos conduzir as ações numa determinada velocidade e isso não acontece”, diz. É exatamente o reconhecimento dessa realidade, que não raro emperra o andamento das atividades e provoca insatisfação no meio universitário, que levou a Reitoria a investir num novo Programa de Gestão Estratégica e Desburocratização na Administração da USP.

O lançamento do programa ocorre nesta segunda-feira (27), às 15h, no Anfiteatro Camargo Guarnieri, na Cidade Universitária. Para a solenidade, é esperada a presença dos principais dirigentes da USP e de suas unidades, como chefes de departamentos, presidentes de comissões acadêmicas e assistentes de direção. O palestrante do evento será Paulo Daniel Barreto Lima, diretor do Departamento de Programas e Gestão do Ministério do Planejamento. Barreto Lima é também gerente-executivo do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (Gespública), instituído por decreto federal em fevereiro de 2005.

O Gespública é a referência com a qual a USP vai trabalhar para implementar o seu processo, adaptando o modelo às especificidades de sua realidade como instituição acadêmica. O programa do governo federal oferece suporte e assessoria para sua aplicação, que se dá em vários ciclos e envolve cursos, seminários, palestras e formação de agentes multiplicadores. A finalidade do Gespública, de acordo com o Ministério do Planejamento, é “contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados aos cidadãos e para o aumento da competitividade do País”. Para isso, utiliza sete critérios integrados e relacionados: liderança; estratégia e planos; cidadãos e sociedade; informação e conhecimento; pessoas; processos e resultados.

“Temos ainda um decreto de 1995, do então governador Mário Covas, que institui o Programa de Qualidade e Produtividade e também cria formas de avançar e conseguir qualidade nos resultados através da gestão estratégica”, diz a reitora Suely Vilela. “Não conhecia a fundo o Gespública, mas fiquei feliz de ver que minha visão acadêmica coincidia com essa visão da necessidade de gestão e desburocratização.” Uma das primeiras ações já está prevista: será a realização de um curso para agentes multiplicadores, a ser ministrado para 40 servidores da Reitoria – que, com isso, espera dar o exemplo para a adesão da comunidade ao processo.

Convênios – Para levar a cabo o novo programa, será criada uma Comissão de Gestão Estratégica e Desburocratização, cujo comando ficará a cargo da professora Maria de Lourdes Pires Bianchi, diretora do Departamento de Recursos Humanos da USP. Cada unidade deverá criar sua comissão, possibilitando o envolvimento ativo de docentes e servidores no processo. “São várias as instâncias que devem dividir as responsabilidades”, diz a reitora. “Acredito que teremos uma receptividade muito boa da comunidade exatamente porque estaremos atendendo a uma demanda sua, e ao mesmo tempo trabalhando com a questão da qualidade.” Para Suely Vilela, somente com a gestão estratégica – que envolve o domínio dos procedimentos e sua avaliação para implantação das melhorias identificadas como necessárias – são obtidos resultados com qualidade.

“O sucesso de qualquer administração passa necessariamente pela gestão. Esse é o nosso foco. Queremos a gestão por resultados, e vamos olhar todos os nossos processos e procedimentos internos”, explica a reitora. Alguns passos já têm sido dados nessa direção, de acordo com Suely Vilela. Entre os procedimentos já simplificados, está o gerenciamento dos convênios da Universidade, que antes passavam por vários setores e às vezes “se perdiam” nos meandros burocráticos. Na nova estrutura, todas as etapas serão realizadas numa só instância, que inclusive irá ocupar um mesmo espaço físico.

Outro exemplo é a gestão dos serviços terceirizados, que, segundo a reitora, foi causa de muitos problemas nos seus primeiros meses no cargo e agora tem um acompanhamento eficiente. “Desburocratizar significa simplificar procedimentos e eliminar algumas etapas de nossas rotinas para que tenhamos resultados efetivos”, considera. “Temos excelentes servidores, mas às vezes faltam agregação e simplificação de processos.”

Cultura organizacional – O Programa de Gestão Estratégica e Desburocratização soma-se a outros que têm procurado fazer o diagnóstico da realidade da Universidade e encaminhar soluções para os problemas eventualmente encontrados. Na área acadêmica, o processo é comandado pela Comissão Permanente de Avaliação (CPA), cuja coordenação está a cargo do vice-reitor, professor Franco Lajolo. “Já temos esse retrato da atividade-fim, que é feito pela CPA, mas ainda não tínhamos o da atividade-meio, que é a administração. Vamos agora trabalhar exatamente com ela, que é essencial para o sucesso da atividade-fim”, afirma a reitora.

Também será instituída, pela primeira vez, a Comissão de Planejamento (CP), que tem suas funções descritas no artigo 33 do Regimento Geral da USP, mas não havia sido implementada até aqui. A essa comissão cabe, entre outras atribuições, “assessorar a Reitoria e as Pró-Reitorias no planejamento, programação e desenvolvimento das atividades universitárias” e “elaborar e propor planos estratégicos de desenvolvimento da Universidade, a médio e longo prazo”. A CP terá coordenação do professor Glaucius Oliva, diretor do Instituto de Física de São Carlos.

A reitora Suely Vilela tem consciência de que o desafio colocado à sua frente é grande – pois envolve uma mudança de cultura, o que nunca é fácil de obter em qualquer instituição – e será um trabalho de longo prazo. Entretanto, espera contar com a colaboração de toda a comunidade uspiana para implementar medidas que simplificarão o cotidiano das pessoas envolvidas com a Universidade. “Não quero ter um programa apenas para os quatro anos da minha gestão. Um dos legados que gostaria de deixar é exatamente provocar uma mudança de cultura organizacional, implementando um modelo de excelência em gestão universitária”, conclui.