Estima-se que 23% do tempo da mão de obra nas finanças do Governo de São Paulo tenham sido reduzidos após a digitalização dos processos administrativos tributários. É o que constatou uma pesquisa da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade (FEA) da USP, depois de investigar a substituição do papel pela tecnologia nas ações fiscais da Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo, concluída em 2015.

Com a mudança, várias atividades consideradas repetitivas ou de pouca relevância foram eliminadas. O fenômeno permitiu que fossem poupados anualmente cerca de R$ 4 milhões, além de uma diminuição na tramitação dos processos de 11,6 meses, em 2011, para 5,7 meses, em 2014. A maior redução de custos tende a vir ao longo do tempo, já que a implantação da tecnologia poderá levar o órgão a ter um quadro menor de funcionários.

Para o pesquisador, Denis Maciel, o resultado é importante para o setor público porque trata-se de uma área que utiliza intensivamente a mão de obra. Só em 2014, gastos com pessoal e encargos sociais totalizaram R$ 95 bilhões, representando 46,1% do total das despesas realizadas no período, segundo o Balanço Geral do Estado de São Paulo. “Mesmo inovações que promovam pequenas melhorias em eficiência podem fornecer expressiva economia de recursos públicos”, afirma Maciel.

Assim como nos procedimentos judiciais, o processo administrativo tributário funciona como um conjunto de documentos ou despachos em papel que visam chegar a uma conclusão ou resposta final. Neles, o agente administrativo fica obrigado a agir de acordo com o que determina a legislação. Essa tramitação começou a ser digitalizada pela Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo a partir de 2010, formando o “processo administrativo tributário eletrônico” (e-PAT). “O que antes era um conjunto de papel, com o processo tecnológico tornou-se um arquivo digital”, explica Maciel.

Além da melhoria econômica, a implantação contribuiu também para reduzir o impacto no meio ambiente. Todo ano, cerca de 12 milhões de folhas de papel A4 eram utilizadas para processos administrativos tributários. Com a digitalização do processo, essa quantia deixou de ser consumida — o que equivale a 1.200 árvores poupadas.

Para chegar aos resultados, o pesquisador realizou um estudo de caso sobre a Secretaria de Fazenda e coletou dados através de observações e entrevistas com funcionários responsáveis. Em seguida, calculou os custos envolvidos em cada fase do processo para comparar as despesas entre o processo tributário feito no papel e o em meio digital.

Contraponto na administração

Apesar dos bons resultados, a organização administrativa sofreu pouca alteração diante das mudanças produzidas nos sistemas de informação do órgão em análise. O estudo permitiu verificar, por exemplo, que várias atividades ainda são executadas com a presença do servidor público na repartição, mesmo que a digitalização dos processos permita seu acesso através de qualquer computador conectado à internet.

Maciel acredita que a constatação é uma oportunidade para a implantação do home office em grandes setores do órgão. “Assim, atividades como elaborar decisão, analisar admissibilidade de recurso, elaborar parecer, manifestação fiscal, dentre outras, poderiam ser realizadas remotamente, sem a necessidade de o servidor se dirigir até a repartição fiscal e ali permanecer”, explica. Caso fosse aplicado, o home office reduziria custos com equipamentos, energia elétrica, água e alugueis.

Com os resultados, o pesquisador ainda destaca que as inovações tecnológicas dentro do setor público necessitam de um planejamento integrado e coordenado entre as diferentes secretarias. “Fomentar a discussão, viabilizar a implantação e facilitar a difusão de ações inovadores visando à gestão de custos são atividades necessárias para uma gestão pública séria e eficiente”, conclui Maciel.