Mercúrio é o Deus da mitologia romana que tinha sobre seu protetorado várias coisas, entre elas, o comércio e as finanças. Nada mais justo para dar nome ao sistema coorporativo da Universidade de São Paulo responsável pelas compras e pedidos de almoxarifado. Desde de 2000, ele registra as despesas e controla o patrimônio e um orçamento de R$ 1,5 bi anuais, facilitando e garantindo a segurança das etapas envolvidas nas requisições dos funcionários. O "pai" do nome Mercúrio é Peter Greiner Jr., assistente do Departamento Financeiro da Reitoria e um dos envolvidos no desenvolvimento do sistema. Antes do Mercúrio, Peter conta que um pedido para o almoxarifado - como canetas, por exemplo - passava por uma série de papéis, assinaturas, memorandos, verificações e conferências, e corria o risco de não ser efetivado caso a caneta não estivesse no estoque. crédito:Francisco Emolo Peter Greiner Jr. "Hoje o ganho é em informação e tempo, porque eletronicamente o funcionário sabe se o material está disponível ou não", ressalta Peter, que também cita como melhoria do sistema a descentralização dos processos de compras. "Uma pessoa comanda, a ordem de pagamento vem para o Departamento Financeiro, é conferida eletronicamente e vai para o banco", diz. Para efetivar o controle das requisições de compra, o Mercúrio administra os pagamentos, faz o cadastro dos fornecedores, executa funções de tesouraria, dá suporte às importações (pedidos feitos fora do País) e presta contas à Secretaria da Fazenda sobre o balanço orçamentário da USP. Além disso, controla todo o patrimônio da Universidade, representado pelos objetos, acervos de museu e biblioteca, e animais, como os bovinos reprodutores do campus de Pirassununga. "Com o Mercúrio é possível atingir um nível de segurança extremamente alto", diz Peter, confirmando a afirmação da analista do Departamento de Informática Eunice Onoe: "Nunca tivemos a invasão de nenhum hacker". crédito:Francisco Emolo Eunice Onoe Por questões de segurança, o Mercúrio funciona em duas versões, uma na Internet e outra na rede interna - Intranet. Eunice conta que qualquer funcionário e professor ativo da USP podem fazer requisições no MercúrioWeb, desde que tenha uma senha autorizada pelo assistente financeiro da unidade. Já a rede interna, apenas acessível a micros específicos dentro do espaço da universidade, tem mais funcionalidades. Os usuários são tesoureiros e outros funcionários da área de compras e contabilidade. "Temos 13 subsistemas e 25 níveis de segurança, sendo que o nível máximo é restrito", afirma Eunice. A parte das operações feitas pela Internet é a requisição de compras e almoxarifado, além da consulta às licitações em andamento e ao patrimônio da USP. Um dos funcionários que teve seu serviço agilizado pela grande rede é Marcos Sabino, que há 15 anos compra, controla empresas e trabalha com licitações na Prefeitura do campus de São Carlos. "As sessões da Prefeitura requisitam desde medicamentos a gêneros alimentícios para restaurante", diz. Sabino reclama, no entanto, que muitos encontram dificuldades para fazer o pedido corretamente. "Às vezes o requerente não sabe o que quer, e pode comprar algo errado. Um exemplo são os pedidos de material elétrico", lembra. Para o funcionário, a papelada com assinaturas necessárias para compras não diminuiu muito na passagem do antigo sitema, o Siaf (Sistema Integrado Administrativo Financeiro), para o Mercúrio. Peter justifica, dizendo que abandonar os processos em papel é uma atitude que não depende da USP. "Infelizmente a gente gostaria que fosse tudo eletrônico, mas tem uma parte jurídica que não permite isso e obriga papéis e documentos assinados". crédito:Francisco Emolo   Luis Antônio Teixeira e Eunice Onoe   Segundo Luís Antônio Teixeira, gerente do grupo responsável pelo sistema desde a implantação do Mercúrio, a concepção do Mercúrio começou em 1993. Ele foi implantado definitivamente em 2000, principalmente para evitar erros decorrentes do "Bug do Milênio" na virada do ano. "Na época tinha o Siaf. A gente sofreu bastante no começo, mas compensou, porque hoje o sistema está muito bom e o pessoal, adaptado", fala Teixeira, que menciona a funcionalidade e a segurança como principais melhorias do Siaf para o novo programa. As alterações no sistema, no entanto, não param de acontecer. "Ele sofre alterações decorrentes de mudança de legislação. A próxima será a implantação de um cartão de compras que visa a substituir a mecânica dos adiantamentos. Será uma espécie de cartão magnético com gasto em rede shop", adianta ele, que prevê o uso do cartão para o próximo ano. crédito:Francisco Emolo "Tivemos que zerar o dinheiro das unidades e alguns diretores entenderam que estávamos confiscando tudo" Tanto Teixeira como Peter e Eunice estão de acordo quanto aos cuidados a serem tomados quando se trata de mudanças. Do Siaf, eles lembram do pânico na época da mudança do cruzeiro para o real, em 1994. "Tivemos que zerar o dinheiro das unidades e alguns diretores entenderam que estávamos confiscando tudo", recorda Peter. Outra história curiosa lembrada por ele aconteceu no início do cadastro de materiais no sistema. "Havia dois tipos de cadeira para secretária: com braço e sem braço. Às vezes acontecia de fazer o pedido de compras sem a vírgula no sistema, e, quando você via, estava 'cadeira para secretária sem braço", diverte-se, ressaltando que hoje esse erro não acontece porque os pedidos são feitos por grupos de materiais, com especificação do que pode ser comprado.